Jak napisać dobry biznesplan?
Nasz poprzedni wpis dedykowaliśmy zagadnieniu: Jak wybrać firmę, która napisze wniosek o dotację na rozpoczęcie działalności? Co jednak w przypadku, w którym jako wnioskodawca zdecydujesz się przygotować aplikację (bądź jej poszczególne składowe) samodzielnie? Jest to dość odważna decyzja, która będzie wiązać się z poniesieniem wysokich nakładów czasowych na dokonanie researchu i odpowiednie "ubranie swoich myśli w słowa", jednak z pewnością nie należy do skazanych z góry na niepowodzenie. W pierwszej kolejności warto zastanowić się nad zaletami i wadami tego rozwiązania.
Zalety samodzielnego przygotowania Biznesplanu
- Oszczędność pod względem uniknięcia kosztów usług firm doradczych
- Pełna kontrola nad procesem aplikacji od A do Z
- Brak konieczności dzielenia się informacjami z firmą zewnętrzną
- Możliwość rozwoju własnych umiejętności i kompetencji w zakresie przygotowania dokumentacji
- Satysfakcja płynąca z własnego zaangażowania i samodzielności w procesie
Wady samodzielnego przygotowania Biznesplanu
- Brak dostępu do specjalistycznego doradztwa udzielanego przez eksperta
- Ryzyko popełnienia błędów w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji
- Zagrożenie niedopilnowania aspektów formalnych, bądź błędnego oszacowania potencjału projektu
- Konieczność poniesienia wysokich nakładów czasowych
- Dodatkowy stres i presja wynikająca z samodzielnego zarządzania procesem
Ostateczna decyzja leży w Twoich rękach i choć osobiście uważamy, że zaangażowanie w proces eksperta podnosi szansę na odniesienie końcowego sukcesu - to jeśli czujesz się na siłach aby móc podołać wyzwaniu samodzielnie, a także odczuwasz, że wykazane plusy przeważają nad minusami - zapoznaj się z dalszą częścią artykułu. Odniesiemy się w niej do poszczególnych składowych biznesplanów, które choć z założenia mają odnosić się do konkretnego przedsięwzięcia, to posiadają jednocześnie szereg wspólnych sekcji, w zakresie których przytoczymy uniwersalne wskazówki.
OGÓLNE UWAGI
- Personalizuj swój Biznesplan!
W przytoczonym na początku wpisu artykule odnieśliśmy się do kwestii tak zwanych "gotowców", czyli możliwych do zakupu biznesplanów, ogólnodostępnych w sieci, które były uprzednio wykorzystane na poczet obsługi innych wniosków. Zalecamy całkowite odcięcie się od tego rodzaju dokumentów, bądź korzystanie z nich wyłącznie w ramach inspiracji, a nie opierania całości narracji na wcześniej przygotowanych sekwencjach. Biznesplan powinien odnosić się do charakteru planowanej do utworzenia przez Ciebie działalności, a także obrazować jego cele, założenia i otoczenie rynkowe. Dokładne przemyślenie tych zagadnień i precyzyjne przedstawienie wyciągniętych wniosków wymaga czasu i kreatywności, ale jednocześnie niesie za sobą wymierne korzyści. Spersonalizowany biznesplan w oczach jednostek oceniających złożone wnioski jest bardziej wiarygodny i podnosi jakość złożonej aplikacji, a zarazem szanse na uzyskanie pozytywnej decyzji - nawet jeśli nie wynika to bezpośrednio z kryteriów punktowych danego konkursu dotacyjnego lub pożyczkowego.
- Zadbaj o to, aby Twoje opracowanie było zrozumiałe!
Czy aby móc sporządzić skuteczny biznesplan musisz posiadać szereg odbytych kursów, wykształcenie kierunkowe, bądź mieć opanowaną do perfekcji sztukę pisarską? Absolutnie nie! Najważniejsze jest to, aby sporządzony przez Ciebie dokument był bogaty w treść merytoryczną, a nie wyrafinowane i wyszukane słownictwo. Paradoksalnie nadmiar specjalistycznych zwrotów może nawet wpłynąć negatywnie na ogólny odbiór osoby oceniającej. Należy pamiętać, że w komisji zasiadają główne osoby sprawujące stanowiska administracyjne, które najpewniej nie miały i nigdy nie będą miały praktycznego obycia w Twojej branży. Sporadyczne użycie zwrotów specyficznych, stosowanych wyłącznie w specyficznym gronie, należącym do danego sektora gospodarczego oczywiście jest dozwolone i na swój sposób naturalne, jednak warto pokusić się o dodatkowe rozwinięcie ów wątków prostym językiem, co pozwoli uniknąć błędnego zrozumienia opracowanego przez Ciebie tekstu. Krótko mówiąc - staraj się zachować w tej kwestii balans pomiędzy wykazaniem się posiadaną wiedzą ekspercką, a przystępnością formułowanych zdań z punktu widzenia przeciętnego czytelnika.
- Skup się na najważniejszych aspektach!
Opisując proces świadczenia usług lub produkcji dóbr przez Twoją przyszłą firmę, postaraj się konkretnie opisać jego poszczególne etapy, skupiając się jednak na najważniejszych aspektach, pamiętając jednocześnie o zasadach wynikających z powyższego akapitu. Jeżeli w ramach prowadzonej działalności zajmować będziesz się produkcją pelletu - nie wahaj się opisać następujących po sobie najważniejszych czynności prowadzących do stworzenia końcowego produktu, co stanowić będzie ów produkt, w jaki sposób będzie on dalej dystrybuowany, czy jakie konkretnie maszyny zostaną zaangażowane w proces produkcyjny, Zawieranie natomiast informacji o precyzyjnym określeniu czasochłonności poszczególnych czynności co do sekundy, szczegółowej specyfiki składu wykorzystywanych materiałów, czy wilgotności powietrza panującej w zakładzie - jest po prostu zbędne i nie wniesie żadnej wartości dodanej do Twojego opracowania, a jedynie pochłonie cenny czas, który będziesz mógł poświęcić na opracowanie pozostałych sekcji. Analogicznie otwierając zakład fryzjerski skup się na opisie, zakresie i specyfice świadczonych usług, a nie na tym czy ścięte włosy będą sprzątane na bieżąco, czy może dopiero po obsłużeniu klienta. Przykłady można by mnożyć i przytaczać w nieskończoność, stąd nasza uniwersalna rada brzmi: unikaj nadmiernego "lania wody" i skup się na precyzyjnym opisaniu swojej przyszłej oferty, pomijając zupełnie nieistotne aspekty poboczne.
- Zapoznaj się z instrukcją!
W zależności od danego konkursu - na stronie internetowej wraz z wzorem biznesplanu zawarty może być również plik z instrukcją jej wypełnienia. Znajdziesz w nim rozwinięcia opisów poszczególnych sekcji, a dokładniej rzecz ujmując - konkretne informacje, które powinieneś zawrzeć na Biznesplanie. Należy zaznaczyć, że instrukcja wypełnienia nie zawsze jest zamieszczana przez instytucje prowadzące nabór - w takim wypadku należy opierać się wyłącznie na dokumentach źródłowych, opisanych w poniższym akapicie.
- Zwracaj uwagę na dokumenty źródłowe!
Najistotniejszymi dokumentami źródłowymi w kontekście przygotowywania Biznesplanu i kompletnej aplikacji pożyczkowej jest regulamin, a w przypadku dotacji - dodatkowo również kryteria wyboru operacji. Każdorazowo dowiesz się z nich jakie wymogi formalne powinieneś spełnić jako wnioskodawca oraz jakie załączniki dołączyć do wniosku, a w przypadku niektórych konkursów - instytucje określają dodatkowo konkretne sekcje Biznesplanu, na które warto zwrócić szczególną uwagę. Dobrym przykładem może być dofinansowanie na otwarcie działalności gospodarczej - LGD. W dokumencie dotyczącym lokalnych kryteriów wyboru instytucje często zamieszczają informacje o preferencjach względem operacji innowacyjnych, czy chociażby innowacji pozytywnie wpływających na ochronę środowiska. Weryfikacja tych danych następuje z kolei o dane zawarte w Biznesplanie, co niesie jasny sygnał na jakie sekcje warto zwrócić szczególną uwagę - rzecz jasna o ile dana operacja wpisuje się w ów kryteria. Niezależnie jednak od tego czy dokumenty źródłowe określają priorytetowe sekcje uwzględnione na Biznesplanie, czy też nie - warto zadbać o to, aby każda z nich została wypełniona starannie. Pominięcie danych pól, bądź lakoniczne odniesienie się do poszczególnych wątków może bowiem skutkować koniecznością wniesienia poprawek, a nawet całkowitym odrzuceniem wniosku.
- Dokonuj samoweryfikacji!
Absolutnie podstawową (choć niekiedy pomijaną kwestią) jest sprawdzenie przygotowanego tekstu przed jego wysyłką do instytucji. Opracowywanie Biznesplanu może rozciągnąć się na okres kilku dni, a nawet tygodni. W międzyczasie część wykazanych danych może ulec zmianie, przedawnieniu, a pierwotne założenia biznesu - zmodyfikowane. Jeżeli w trakcie weryfikacji doszukasz się niespójności pomiędzy danymi sekcjami - dostosuj je w taki sposób, aby całość Biznesplanu była ze sobą spójna, a jego poszczególne zapisy - nie wykluczały się wzajemnie. Naturalną rzeczą jest również pojawienie się drobnych omyłek pisarskich, literówek, bądź błędów interpunkcyjnych lub ortograficznych. Jak głosi popularne przysłowie - nie popełnia błędów tylko ten, kto nic nie robi. W przypadku tak rozległego dokumentu jak Biznesplan nie sposób ich uniknąć w całości, a ponowne przeczytanie całości tekstu pozwoli je wychwycić i w porę zareagować.
- W razie potrzeby - kontaktuj się z instytucją!
W przypadku podjęcia współpracy z firmą odpowiedzialną za sporządzenie Biznesplanu sytuacja jest klarowna - ekspert (o ile umowa i ustalone warunki współpracy nie stanowią inaczej) zajmie się kompleksowym sporządzeniem dokumentacji, a na Twoich barkach spoczywać będzie najpewniej wyłącznie przekazanie wymaganych informacji, odnoszących się do Twojej wizji działalności. Wątpliwości mogą pojawić się natomiast w momencie, gdy sporządzasz dokumentację na własną rękę. Jeżeli w Twoim mniemaniu ogólnodostępne instrukcje nie są wyczerpujące, bądź odczuwasz potrzebę skonsultowania poszczególnych zagadnień - pamiętaj, że na stronach internetowych instytucji prowadzących nabór wniosków zamieszczone są dane do kontaktu. Przekazane przez pracowników informacje nie zawsze będą w stanie całkowicie rozwiać Twoje wątpliwości, ale z pewnością pomogą nakreślić Ci dalszą ścieżkę działania. Niekiedy organizowane są dodatkowo webinaria, bądź kursy/szkolenia w formie on-line lub stacjonarnej, dedykowane poszczególnym konkursom. Udział w nich może okazać się dobrym pomysłem jeśli aplikujesz o środki bez pomocy osób trzecich.
OPIS DZIAŁALNOŚCI I ANALIZA RYNKU
Fundamentalnym elementem każdego biznesplanu jest opis planowanej działalności gospodarczej. Część teoretycznie najłatwiejsza - w końcu jako przyszły przedsiębiorca z pewnością posiadasz zamysł i wizję funkcjonowania własnego biznesu. W praktyce jednak jest to sekcja, która często wymaga wprowadzenia korekt. Podlega ona bowiem szczegółowej weryfikacji i niekiedy bywa kluczowa z punktu widzenia końcowej oceny złożonej aplikacji. Co zatem powinno się w niej znaleźć?
Przede wszystkim - szczegółowy zakres Twojej przyszłej oferty produktowej/usługowej. Skup się na cechach technicznych, specyfikacji i innych istotnych właściwościach Twoich produktów., bądź na konkretnym wskazaniu usług, które będziesz świadczyć - jakie będą kluczowe etapy ich realizacji i jakie korzyści przyniosą klientom? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykazać się w tym miejscu posiadaną wiedzą, co dodatkowo podniesie wiarygodność przygotowanego opracowania (na przykład wskazując przewagi wskazanego zakresu produktów/usług - w jakim stopniu będą one unikalne względem pozostałych rozwiązań dostępnych na rynku?). Mając na uwadze wskazane wcześniej wskazówki - staraj się jednocześnie unikać skomplikowanego branżowego słownictwa, które generuje ryzyko niezrozumienia, bądź błędnej interpretacji przez osobę oceniającą.
Po wyodrębnieniu poszczególnych źródeł przychodów - oszacuj ich cenę jednostkową. Wspomoże to nie tylko proces przygotowania prognozy finansowej (omówionej w dalszej części artykułu), ale również będzie przydatne już po uruchomieniu firmy i realnym rozpoczęciu sprzedaży. Należy w tym celu przeprowadzić analizę rynku pod kątem aktywnie funkcjonujących podmiotów, które zajmują się podobnymi płaszczyznami biznesu i docierają do zbliżonego zakresu odbiorców. Ich dokładną ilość można oszacować w oparciu o wyszukiwarkę CEIDG, jednak ze względu na ograniczone możliwości filtrowania i nieuwzględnienie w niej jednostek posiadających osobowość prawną (jak spółki z o.o., spółki komandytowe, czy spółki akcyjne) - sugerujemy korzystanie ze specjalistycznych raportów lub danych Głównego Urzędu Statystycznego. Warto wyodrębnić natomiast minimum 3 z nich oraz zachować linki do ich stron, bądź Social Mediów (co okaże się pomocne w kontekście dokonywania charakterystyki konkurencji). Koncentrując się jednak wyłącznie na aspekcie cenowym - w pierwszej kolejności zweryfikuj pułap ustalony przez ów przedsiębiorstwa. Być może okaże się, że jest on znacząco zaniżony, bądź zawyżony względem Twoich pierwotnych wyobrażeń. Ostateczna wycena Twojej pracy zależna będzie tylko i wyłącznie od Ciebie i może być determinowana szeregiem pozostałych czynników, natomiast przelewając swoje założenia na papier - warto mieć to na uwadze niezależnie czy zamierzasz wykazać przewagę konkurencyjną na płaszczyźnie cenowej (co w przypadku wielu komisji jest odbierane pozytywnie, pod warunkiem że poziom marżowości nie jest zbyt niski - czyli nieznacznie niższy poziom cen w dalszym ciągu umożliwia wypracowanie satysfakcjonującego zysku), czy wręcz przeciwnie.
W dalszej kolejności warto ustalić spodziewaną ilość sprzedaży (w odniesieniu do wybranej jednostki miary - np. godziny w przypadku standardowych usług, metrów bieżących w przypadku specjalistycznych usług budowlanych, sztuk w przypadku produktów) - najlepiej w ujęciu miesięcznym. Iloczyn ceny jednostkowej sprzedaży oraz jej łącznej ilości stanowić będzie Twój przychód, przy czym czynności tej warto dokonać po wypełnieniu sekcji dotyczącej wspomnianej już analizy finansowej.
Większość stosowanych wzorów biznesplanów wymaga wstępnego określenia profilu działalności, w oparciu o kod PKD. Opisane powyżej czynności umożliwią skuteczne dokonanie tej czynności (np. jeśli planujesz uruchomić działalność budowlaną i oszacowałeś, że 40% Twoich przychodów ze sprzedaży stanowić będzie tynkowanie (kod PKD 42.31.Z), 35% - wykańczanie wnętrz: sufitów i ścianek działowych (kod PKD 43.32.Z), a pozostałe 25% - instalowanie drewnianych drzwi, futryn i okien (również kod PKD 43.32.Z) - wówczas Twoim głównym kodem PKD będzie 43.32.Z, a dodatkowym - 42.31.Z. Teoretycznie prowadząc firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej posiadasz możliwość uwzględnienia nieskończonej ilości kodów, jednak ubiegając się o wsparcie finansowe - w biznesplanie możesz wskazać co najwyżej kilka z nich (co każdorazowo określa regulamin danego konkursu).
Zakres Twojej działalności powinien korespondować z posiadanymi przez Ciebie kompetencjami, umiejętnościami i/lub doświadczeniem zawodowym. Wszystkie te informacje należy zawrzeć w biznesplanie. W zależności od specyfiki danego programu - załączenie dokumentów potwierdzających przepracowanie pewnego okresu czasu w zawodzie, ukończenie danych kierunków w trakcie edukacji, czy też specjalistycznych kursów i szkoleń - może być warunkiem obowiązkowym lub czynnikiem premiującym. Część opisowa powinna zawierać krótkie odniesienie do każdej spośród załączanych pozycji. Skup się głównie na tym w jaki sposób dana praca/szkoła/kurs/szkolenie przyczyniły się do Twojego rozwoju w zawodzie, a także jak wykorzystasz nabyte umiejętności w praktyce. Poza dokumentacją odnoszącą się do Twoich kompetencji w danej branży - w przypadku posiadania takowych warto wykazać się również certyfikatami, zaświadczeniami, czy dyplomami dotyczącymi uniwersalnych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej (np.: marketing, ekonomia, księgowość, administracja, aspekty prawne).
Sporządzając biznesplan najpewniej napotkasz sekcję dotyczącą motywu założenia własnej firmy, a także celów realizacji operacji. Nie należy malować w tym miejscu obrazów i mydlić oczu komisji poprzez tworzenie wymyślnych sentencji, a raczej skupić się na realnym stanie - powołując się chociażby na takie czynniki, jak: chęć rozwoju w danej dziedzinie, perspektywa usamodzielnienia się od pracodawcy, możliwość pogodzenia życia zawodowego z życiem prywatnym, elastyczne godziny pracy, czy brak odgórnych limitów w kontekście zarobków. Powołanie się na posiadane cechy charakteru (np. zaangażowanie, kreatywność, skrupulatność, punktualność, elastyczność), czy umiejętności miękkie (np. zdolności przywódcze, umiejętność pracy w grupie i zarządzania zespołem, umiejętności negocjacyjne, czy odporność na czynniki stresogenne) - również może okazać się dobrym pomysłem. Formułując z kolei cele operacji - ustal w pierwszej kolejności priorytety, czyli założenia których spełnienie przyniesie Ci satysfakcję i zaowocuje sukcesem całego przedsięwzięcia. Istnieje możliwość rozbicia celu głównego (którego przykładem może być utworzenie działalności, utrzymanie jej w okresie minimum xx miesięcy i wygenerowanie w tym czasie zysku na poziomie xxx PLN - kierując się chociażby regulaminem danego naboru w kontekście wymaganego okresu trwałości projektu [czyli realnego prowadzenia działalności], a także przygotowaną uprzednio analizą finansową, aby móc zachować spójność między poszczególnymi sekcjami biznesplanu) z celami pośrednimi (czyli aspektami, których spełnienie umożliwi realizację celu głównego). Pomocnym narzędziem może być również opracowanie harmonogramu realizacji poszczególnych etapów projektu - począwszy od złożenia wniosku o przyznanie dotacji/pożyczki, aż po spełnienie głównego celu operacji.
Uniwersalną kwestię stanowią również plany rozwojowe działalności (czyli działania, które zamierzasz wdrożyć na dalszym etapie funkcjonowania firmy). Najczęściej nie są one związane z koniecznymi do spełnienia wskaźnikami konkursów dotacyjnych, czy pożyczkowych, w związku z czym nie podlegają one weryfikacji. Możesz zatem popuścić w tym miejscu wodze wyobraźni i zastanowić się nad tym jakie działania będą potencjalnie możliwe do wdrożenia w kolejnych latach, jeśli wszystkie bieżące założenia zostaną spełnione. Mowa tu chociażby o ewentualnych dalszych inwestycjach w maszyny, urządzenia, środki transportu, czy nieruchomości, dywersyfikacji źródeł przychodów (wprowadzeniu nowego zakresu sprzedawanych dóbr lub świadczonych usług), czy dotarciu do nowych grup odbiorców. Pamiętaj o tym, aby przelane na papier założenia teoretyczne miały odzwierciedlenie w przygotowanej analizie finansowej (o ile obejmuje ona dany okres).
PLANOWANE WYDATKI
Po opracowaniu wizji przyszłej działalności - warto zastanowić się nad budżetem projektu. Zanim jednak przygotujesz listę planowanych do sfinansowania kosztów - przemyśl kwestię posiadanych już zasobów (takich jak: lokal do prowadzenia firmy, środki transportu, maszyny, urządzenia, programy, towary/materiały, elementy wyposażenia, własne środki pieniężne inne rzeczy które będziesz mógł wykorzystać w procesie produkcyjnym, bądź w trakcie świadczenia usług na rzecz klientów). Ich wykazanie w stosownej sekcji biznesplanu zwiększy jego atrakcyjność i podniesie Twoją wiarygodność, jednak co istotne - nie powinny pokrywać się one z wydatkami planowanymi do sfinansowania w ramach dotacji/pożyczki. Jeśli będziesz wykorzystywać komputer stacjonarny, a stan obecnego nie jest zadowalający, w związku z czym planujesz uwzględnienie zakupu nowego w budżecie projektu - wykazanie starego sprzętu może jedynie skomplikować sprawę i stanowić podstawę do podważenia wydatków ze strony instytucji, bądź rodzić dodatkowe, niepotrzebne pytania.
Co zatem powinno znaleźć się bezpośrednio w budżecie projektu? Wszystko co stanowi koszt kwalifikowalny (w oparciu o regulamin programu), a także mieści się w limicie danego konkursu i będzie potrzebne Ci w ramach prowadzenia działalności. Jeżeli wysokość koniecznych do poniesienia wydatków przekracza dostępną kwotę dla jednego wnioskodawcy, bądź część spośród pozycji nie stanowi kosztów kwalifikowalnych - można uwzględnić je dodatkowo, zaznaczając że sfinansowane zostaną ze środków własnych. Wracając jednak do wydatków możliwych do sfinansowania...
- Pierwszy Biznes Wsparcie w Starcie - niskooprocentowana pożyczka na założenie firmy cechuje się najwyższą elastycznością w kontekście wydatków ze względu na swoją zwrotną formę. Obejmuje ona zarówno wydatki o charakterze inwestycyjnym, obrotowym (wyłącznie koszty bieżące), jak i zakup, budowę, bądź remont lokalu komercyjnego, a także usługi obce.
- Dofinansowanie na otwarcie działalności gospodarczej - LGD umożliwia sfinansowanie głównie wydatków rzeczowych (wyłącznie nowe urządzenia, maszyny, elementy wyposażenia i środki transportu poza samochodami osobowymi do 9 osób), jak i wartości niematerialnych i prawnych w formie zakupu oprogramowania, licencji, czy strony internetowej oraz części usług. Wykluczone są natomiast wydatki o charakterze reklamowym/promocyjnym, czy używane środki trwałe.
- Dotacja na otwarcie działalności gospodarczej - PUP jest instrumentem, którego zakres wydatków może różnić się w zależności od zasad określonych przez dany Urząd. Zasadniczo premiowane są wydatki na zakup nowych (a niekiedy również używanych) maszyn, urządzeń i elementów wyposażenia, z kolei wydatki o charakterze obrotowym lub promocyjnym - są ograniczone kwotowo. Wykluczony jest również zakup specjalistycznych kursów i szkoleń.
Pozostałe, okresowo dostępne formy wsparcia na założenie firmy w formie dotacji lub pożyczki należy analizować indywidualnie.
Jak wynika z przytoczonych powyżej informacji - każdorazowo przed sporządzeniem budżetu projektu w pierwszej kolejności należy określić własne zapotrzebowanie i skonfrontować je z regulaminem konkursu. Zasadniczo zalecamy skupienie się na tych kluczowych z punktu widzenia funkcjonowania biznesu, a docelowo - wysokowartościowych maszyn, urządzeń i innych środków trwałych. Mniejsza ilość pozycji wiąże się bowiem z mniejszymi nakładami pracy, a także ułatwionym procesem rozliczenia.
Należy pamiętać o tym, że każdy spośród wykazanych wydatków należy szczegółowo uzasadnić poprzez zamieszczenie informacji o tym w jaki sposób dana pozycja będzie wykorzystywana w firmie i skąd wynika zapotrzebowanie na jej zakup. Niekiedy konieczne jest również przedłożenie ofert, a także określenie na ich podstawie kluczowych parametrów technicznych danego produktu (które mogą różnić się w zależności od jego specyfiki, np.: pojemność dysku, moc procesora i karty graficznej w przypadku zestawu komputerowego, czy wymiary i materiał wykonania w przypadku mebli). Ważne jest to, aby opisane parametry znajdowały odzwierciedlenie w każdej spośród załączonych ofert odnoszącej się do danej pozycji, a także aby unikać powoływania się na konkretne modele, czy marki (o ile instrukcja sporządzenia biznesplanu, bądź regulamin nie stanowią inaczej).
PROGNOZA FINANSOWA
Projekcje finansowe stanowią nieodłączny element każdego Biznesplanu. Informują one o szacowanej wysokości przyszłych przychodów ze sprzedaży, a także kosztów ich uzyskania, co przekłada się na zysk z działalności. Z punktu widzenia komisji oceniającej - jest to sekcja informująca o zasadności realizacji danej operacji, jednak może nieść za sobą cenne dane również z Twojego punktu widzenia, jako przyszłego przedsiębiorcy. Należy zaznaczyć, że sporządzone kalkulacje nie są wiążące i nieosiągnięcie określonych pułapów po założeniu działalności nie wiąże się z negatywnymi konsekwencjami, jednak warto podejść do tego zagadnienia w sposób rzetelny, a przede wszystkim - bazować na realnych i możliwych do spełnienia założeniach. Zarówno hurraoptymistyczna, jak i przesadnie pesymistyczna wersja nie będzie odbierana pozytywnie.
Prognoza finansowa przybiera najczęściej formę tabelki, w której należy wskazać miesięczne przychody i wydatki względem poszczególnych pozycji, bądź rachunku zysków i strat, który wypełniać należy w ujęciu całorocznym. Osobiście zalecamy rozpoczęcie działań od oszacowania kosztów, jako iż przychody mogą przybrać bardziej elastyczną formę i zostać odpowiednio dostosowane. Do najczęściej pojawiających się kategorii kosztów (spośród których wysokość każdego należy oszacować indywidualnie, w zależności od charakteru firmy i skali jej działania) zaliczamy:
- Media (prąd, gaz, pozostałe wydatki dot. utrzymania lokalu)
- Dzierżawa/czynsz (w przypadku dzierżawionych/wynajmowanych lokalów)
- Materiały, surowce, półprodukty, artykuły jednorazowego użytku
- Towary handlowe
- Usługi obce (np. księgowość, usługi reklamowe, usługi prawne)
- Ubezpieczenia majątkowe
- Wynagrodzenia pracowników + składki ZUS za pracowników
- Składka społeczna ZUS przedsiębiorcy
Sporządzając zestawienie kosztów uzyskania przychodu należy zatem uwzględniać wyłącznie stałe wydatki, ponoszone regularnie. Uwzględnianie jednorazowych inwestycji jest zbędne, chyba że prognoza przybiera formę rachunku zysków i strat, a opis pozostałych sekcji biznesplanu (np. plany rozwojowe działalności) odnosi się do zakupu konkretnych aktywów. Należy przygotować również opisowe uzasadnienie, w którym powinna znaleźć się informacja o podstawie oszacowania poszczególnych pułapów - skąd zostały uwzględnione takie wartości liczbowe, a nie inne?
Po zsumowaniu wszystkich kosztów (których nie należy mylić z wydatkami uwzględnionymi w budżecie projektu) - można przejść do etapu oszacowania wysokości potencjalnych przychodów ze sprzedaży. Metodologię opisaliśmy w rozdziale dotyczącym opisu charakteru działalności. Zadbaj o to, aby rozróżnić poziom przychodów z poszczególnych gałęzi działalności (o ile świadczony będzie więcej niż jeden zakres usług, bądź sprzedawanych dóbr), a także by zysk brutto (czyli różnica pomiędzy przychodami a kosztami) osiągnął w końcowym rozrachunku pułap nie niższy, niż +- 6000 PLN (tak, aby biorąc pod uwagę podatki i opłaty, jak składka zdrowotna czy podatek dochodowy) - finalny zysk netto przekraczał poziom najniższej krajowej. Oczywiście istnieje możliwość oszacowania znacznie wyższego poziomu zyskowności, jednak należy kierować się w tym zakresie zasadą racjonalności i bazować na realnych założeniach, które analogicznie jak w przypadku kosztów - należy szczegółowo uzasadnić. Uwzględnienie wyższego poziomu produkcji i sprzedaży, bądź ilości obsługiwanych klientów, niż będzie to realnie możliwe do zrealizowania - skutkować będzie koniecznością wniesienia poprawek, a w skrajnych przypadkach nawet odrzuceniem całej aplikacji.
ODBIORCY I DOSTAWCY
Odpocznijmy nieco od części analitycznych, bazujących na danych liczbowych i wróćmy do części opisowych. Analiza kontrahentów - zarówno pod kątem odbiorców (Twoich przyszłych klientów), jak i dostawców (firm, które zajmą się zaopatrzeniem Twojej działalności w dobra i usługi).
W kontekście charakterystyki odbiorców - w pierwszej kolejności zidentyfikuj grupę docelową pod względem każdego spośród wyodrębnionych wcześniej źródeł przychodów. Skup się na aspekcie terytorialnym, rodzaju klienta (indywidualny/biznesowy), jak i ewentualnych dodatkowych czynnikach jak płeć, wiek, czy status społeczny. Identyfikacja może przybrać charakter ogólny (np. klienci indywidualni zlokalizowani na terenie powiatu poznańskiego), lecz w przypadku niektórych rodzajów działalności - warto pójść o krok dalej i przeanalizować pozostałe aspekty wyróżniające daną grupę (np. kobiety w wieku od 18 do 60 lat, zamieszkałe na terenie miasta Poznań i gmin ościennych). Istotnym elementem jest również przedstawienie potrzeb i problemów, z jakimi zmagają się wskazane grupy klientów, a także w jaki sposób Twoja oferta wpłynie na ich zaspokojenie. Ponadto, możesz pokusić się o opis strategii utrzymania i rozwijania relacji z klientami (np. korzystanie z programów lojalnościowych, systemy zniżek i rabatów, wsparcie techniczne, monitorowanie opinii odbiorców), a także kanałów dystrybucji - w jaki sposób Twoje produkty lub usługi trafią do klientów? (np. sprzedaż bezpośrednia, sprzedaż on-line, dystrybucja przez pośredników).
Sporządzenie opisu dostawców powinno korespondować z przygotowaną uprzednio prognozą finansową pod względem szacowanych kosztów. Do wybranych kategorii należy przyporządkować firmy, które zaopatrzać będą Cię w dane dobra lub usługi. Warto wskazać w tym miejscu nazwy konkretnych podmiotów, a jeśli współprace zostały już wstępnie nawiązane - można pokusić się również o załączenie listów intencyjnych. Sugerujemy powołanie się na więcej niż jednego dostawcę, co uchroni firmę przed potencjalnymi zatorami w dostawach. Niniejsza sekcja może uwzględniać również rodzaj relacji z danymi dostawcami (np. długoterminowe partnerstwa, umowy), a także czynniki mające wpływ na wybór poszczególnych kontrahentów (np. lokalizacja, cena, renoma firmy).
CHARAKTERYSTYKA KONKURENTÓW
Analiza konkurencji umożliwi uzyskanie odpowiedzi na pytanie "jak moja firma wypadać będzie na tle obecnych graczy na rynku?". Wskazując ilość istniejących podmiotów działających w danej branży można posłużyć się danymi statystycznymi, bądź szacunkami, lecz szczegółowej analizie należy poddać minimum 3 podmioty, które oferują podobny zakres produktów lub usług i walczyć będą z Tobą o tego samego klienta. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem będzie poddanie analizie konkurenta, na temat którego można z łatwością znaleźć wymagane informacje (np. takich, którzy posiadają własne profile na social mediach lub samodzielne strony internetowe), a zarazem nie są potentantami na rynku (aby móc wykazać możliwe do wniesienia przewagi konkurencyjne).
Opis każdego spośród wyszczególnionych konkurentów powinien uwzględniać takie dane, jak:
- Dane firmy (nazwa, numer NIP, adres, data założenia działalności)
- Zakres świadczonych usług / sprzedawanych produktów
- Skala działania firmy (lokalna / regionalna / ogólnopolska / międzynarodowa)
- Stosowane kanały marketingowe/promocyjne
- Mocne strony konkurenta
- Słabe strony konkurenta
W dalszej kolejności przedstaw własny plan oddziaływania na konkurencję. Opisz w jaki sposób zamierzasz konkurować z wymienionymi firmami, aby zachęcić klientów do skorzystania z Twojej oferty, a także przedstaw konkretne rozwiązania, które premiować będą prowadzoną przez Ciebie działalność.
STRATEGIA MARKETINGOWA
Niniejsza sekcja dotyczy stosowanych przez Ciebie kanałów promocyjnych, dzięki którym będziesz w stanie podnieść renomę swojego przedsiębiorstwa, a zarazem - zareklamować własną ofertę. O ile jest to część stosunkowo intuicyjna, tak należy zwrócić szczególną uwagę na kilka aspektów:
Przede wszystkim - należy racjonalnie ocenić i zestawić źródła promocji w stosunku do charakteru działalności, a przede wszystkim - specyfiki grup docelowych. Zasadniczo uniwersalne i pasujące niemal do każdego rodzaju przedsiębiorstwa będą źródła internetowe, które mogą obejmować social media, własną stronę internetową, płatne kampanie marketingowe, czy udział w forach, bądź zamieszczanie ogłoszeń na specjalistycznych serwisach. Niezależnie od wybranych metod - każdą z nich należy uzasadnić, określić do jakiego grona klientów pozwoli trafić, a także jaka jest ich skuteczność (docelowo powołując się na ogólnodostępne statystyki, sprawozdania i raporty). Warto powołać się również na konkretne działania, które umożliwią wdrożenie danego źródła w życie.
Nie należy zapominać zarazem o źródłach stacjonarnych, jak: ulotki, wizytówki, szyld, billboardy, czy reklamy w czasopismach. Ich odpowiedni dobór jest kwestią subiektywną, jednak warto skupić się na kilku podstawowych źródłach, aby móc szczegółowo je opisać i uwzględnić w prognozie finansowej, a także budżecie projektu (o ile dany konkurs pozwala na ich sfinansowanie).
Po wypisaniu i określeniu wszystkich źródeł - określ w jaki sposób będziesz monitorować ich skuteczność oraz mierzyć efektywność, a także jakie potencjalne alternatywy będą w stanie zoptymalizować cały proces.
ANALIZA SWOT
O ile analiza SWOT nie zawsze stanowi komplementarny element Biznesplanu, tak warto pokusić się o jej wykonanie. Zwłaszcza, że następuje to najczęściej w oparciu o dotychczas przygotowane informacje i stanowi swoiste podsumowanie Twojego projektu. Składa się ona z 4 elementów, które najlepiej przedstawić w formie tabeli 2x2:
S (strenghts) - czyli wewnętrzne mocne strony działalności; elementy, które stanowić będą o sile Twojej firmy
W (weaknesses) - czyli wewnętrzne słabe strony działalności; obszary niosące za sobą pole do poprawy, które w początkowej fazie funkcjonowania działalności będą ograniczać jej potencjał
O (opportunities) - czyli zewnętrzne szanse; pozytywne zewnętrzne zjawiska i procesy, których umiejętne wykorzystanie będzie sprzyjało rozwojowi działalności
T (threats) - czyli zewnętrzne zagrożenia, negatywne zjawiska i procesy, które będą niosły za sobą ryzyko zablokowania, bądź zahamowania rozwoju firmy
Dodatkowe opracowanie powinno uwzględniać wnioski wyciągnięte z przeprowadzonej analizy - W jakim stopniu mocne strony wpłyną na rozwój firmy? Jak następować będzie niwelowanie słabych stron działalności? W jaki sposób wykorzystane zostaną rynkowe szanse, aby przekuć je na czynniki podnoszące stopień ekspansji firmy? Jakie działania zostaną podjęte, aby czynniki zagrożenia nie wpłynęły destrukcyjnie na funkcjonowanie działalności?
PODSUMOWANIE
Przygotowanie kompleksowego biznesplanu od A do Z zajmuje od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu godzin pracy, która może przynieść jednak wymierne korzyści - nie tylko z punktu widzenia potencjalnego uzyskania pozytywnej decyzji w sprawie udzielenia dotacji, bądź pożyczki na uruchomienie działalności, ale również może stanowić istotny dokument w kontekście planowania dalszych działań przedsiębiorstwa i sukcesywnego wdrażania jego założeń. Pamiętaj, że planowanie to nie tylko kwestia sporządzenia dokumentu, ale również proces, który ułatwi Ci identyfikację własnej firmy i określenia jej celów.
Omówienie wszystkich istotnych wątków nie jest możliwe ze względu na złożoność dokumentów, a także fakt iż wzory biznesplanów różnią się w zależności od instytucji, do których zostanie złożony wniosek. Mimo to - wierzymy, że zapoznanie się z naszym wpisem zaowocowało pozyskaniem cennej dawki wiedzy, którą wykorzystasz w ramach opracowania własnej wersji biznesplanu, do czego gorąco zachęcamy. Poza satysfakcją z samodzielnego przygotowania aplikacji - zyskasz dawkę cennej wiedzy, a także rozwiniesz swoją kreatywność, wytrwałość i umiejętność skupienia się na konkretnym zadaniu. Wszystkie te aspekty wspomogą również etap zarządzania Twoim biznesem.
Jeżeli jednak z jakiś powodów czujesz, że mimo to potrzebować będziesz wsparcia merytorycznego - zachęcamy do bezpośredniego kontaktu. Jako firma posiadająca na koncie setki opracowań - z pewnością będziemy w stanie pomóc Ci w kwestii przygotowania gotowego do złożenia biznesplanu.
Skorzystaj z darmowej konsultacji
