Jak wybrać firmę, która napisze wniosek o dotację na rozpoczęcie działalności?
Programy takie jak: Dofinansowanie na otwarcie działalności gospodarczej - LGD, Dotacja na otwarcie działalności gospodarczej - PUP, czy Pierwszy Biznes Wsparcie w Starcie - niskooprocentowana pożyczka na założenie firmy umożliwiają pozyskanie kapitału na uruchomienie własnej firmy. Skuteczne pozyskanie poszczególnych rozwiązań, wiąże się z koniecznością przygotowania mniej lub bardziej wymagającej dokumentacji, a także znajomością regulaminów, aktów prawnych oraz wytycznych instytucji obsługujących poszczególne programy. W końcowym sukcesie - czyli skutecznym pozyskaniu dotacji oraz uruchomieniu własnego biznesu - wręcz nieocenione może okazać się również praktyczne doświadczenie i znajomość indywidualnego podejścia instytucji finansującej do różnych aspektów procesu ubiegania się o wsparcie. Jako przyszły przedsiębiorca z pewnością posiadasz mniej lub bardziej klarowną wizję swojego biznesu. Ubiegając się o dofinansowanie na otwarcie firmy trzeba tę wizję skutecznie przelać na przygotowane przez jednostkę udzielającą dofinansowania dokumentację. Przygotowanie atrakcyjnego biznesplanu polega przede wszystkim na sporządzeniu rzetelnej analizy rynku/konkurencji/kontrahentów/kanałów marketingowych, szczegółowym uzasadnieniu planowanych do poniesienia wydatków, wykonaniu projekcji finansowych przedsięwzięcia, wypełnieniu pozostałych sekcji w nim zawartych. Osoba stająca pierwszy raz przed takim zadaniem, niemająca wcześniej styczności z dokumentem tego typu, może posiadać uzasadnione problemy lub po prostu niechęć do podejmowania się tego stosunkowo wymagającego zadania, a przecież sam biznesplan to nie wszystko. Trzeba również oczywiście poprawnie wypełnić wniosek wraz z załącznikami, a także widzieć jakie pozostałe dokumenty załączyć do aplikacji. Krótko mówiąc pole do popełnienia kosztownych (czyli skutkujących odrzuceniem dokumentacji) błędów, jest dość szerokie. Nie dziwi zatem fakt, że na rynku funkcjonują firmy i osoby wyspecjalizowane w obsłudze procesu pozyskiwania dofinansowania na założenie działalności gospodarczej, które odpowiadają na potrzebę wnioskujących, oferując pomoc w procesie. Jakość obsługi (albo raczej skuteczności), która jak to na wolnym rynku bywa - jest dość zróżnicowana - to aspekt, który ciężko ocenić przed faktycznym rozpoczęciem współpracy tudzież jej szczęśliwym zakończeniu (choć podpowiedzią co do potencjalnej jakości mogą być opinie klientów). Pytanie, które rodzi się naturalnie brzmi: na co zwrócić szczególną uwagę przy wyborze firmy pozyskującej dotacje? Każdy posiada wprawdzie swoje indywidualne potrzeby i oczekiwania względem potencjalnego partnera, jednak istnieje jednocześnie szereg uniwersalnych aspektów, które warto poddać weryfikacji, aby móc osiągnąć pełnię zadowolenia i zwiększyć swoje szanse na końcowy sukces. W niniejszym artykule postaramy się je przybliżyć.
WYCENA USŁUGI
Nie da się ukryć, że aspekt wyceny usługi jest jednym spośród nasuwających się na myśl w pierwszej kolejności. Pozwala on ocenić realny potencjał do współpracy z danym podmiotem i w przypadku znacznych, niemożliwych do zniwelowania rozbieżności między oczekiwaniami klienta a propozycją firmy - dalsze rozmowy nie mają po prostu sensu. Po drugiej stronie medalu można by wypisać słowa Jeffa Bezosa: "Nie martwi mnie ktoś, kto oferuje ceny o 5% niższe. Niepokoi mnie ktoś, kto może zaoferować lepsze doznania dla klienta." O ile kwestii wysokości wynagrodzenia nie należy bagatelizować i spychać na dalszy plan, tak warto jednocześnie zachować w tym zakresie racjonalność i nie kierować się wyłącznie tym aspektem.
Poza samą wartością liczbową - bardzo istotny jest również sposób wynagradzania. Metodologia pobierania płatności przez firmy może opierać się na opłacie wstępnej, success fee (czyli wynagrodzeniu za sukces, należnym po uzyskaniu pozytywnej decyzji), a także najczęściej preferowanym i wybieranym przez Klientów wariancie, czyli połączeniu tych dwóch sposobów.
Dlaczego jest to wariant preferowany?
Pobieranie całości wynagrodzenia w formie opłaty wstępnej nie brzmi korzystnie już z samego założenia i w praktyce jedyną zaletą tego rozwiązania może być stosunkowo najniższy pułap łącznego kosztu za usługę. Niesie to jednak za sobą szereg ryzyk, które de facto przy takim sposobie wynagradzania, spoczywają w całości na Kliencie - co ciężko uznać za uczciwe, partnerskie podejście. Podstawowym ryzykiem jest potencjalne przygotowanie niskiej jakości dokumentacji. Skoro wysokość wynagrodzenia w przypadku płatności "z góry" nie ulegnie zmianie niezależnie od końcowego efektu (czyli faktycznego pozyskania dotacji), to może się tak zdarzyć, że firma obsługująca projekt, delikatnie mówiąc - nie przyłoży się do sporządzanych dokumentów. W przypadku takiego sposobu wynagradzania, pokusa wykorzystania tzw. gotowców lub po prostu skopiowania dokumentacji uprzednio przygotowanej dla innego Klienta - jest bardzo wysoka. Z informacji, które spływają do nas od Klientów, lwia część firm (w szczególności te, które dodatkowo oferują znacznie zaniżone w stosunku do rynku ceny), ulega tej pokusie - czyli używa ogólnych (uznanych przez nie za uniwersalne) szablonów. Taki sposób działania skutkuje niskim stopniem dostosowania przygotowanych dokumentów do faktycznej sytuacji i wizji Klienta, a tym samym ich niską wiarygodnością. Istnieje bardzo duże ryzyko, że zostanie to wychwycone przez komisję oceniającą wniosek i praktycznie skreśli szanse na skuteczne pozyskanie dotacji. Co więcej - im bardziej wniosek odbiega od rzeczywistej wizji i realnych, konkretnych planów przyszłego przedsiębiorcy, tym istnieje większe ryzyko, że nie będzie on w stanie wywiązać się z założeń dokumentacji. Co z tego, że dotacja zostanie przyznana, skoro w skrajnych przypadkach może się nawet okazać, że na pewnym etapie będzie trzeba ją zwrócić...Warto też zadać sobie pytanie - a co jeżeli na etapie oceny wniosku, instytucja procesująca wniosek poprosi o jakieś uzupełnienia lub poprawki? Czy firma, które de facto zgarnęła już swoje wynagrodzenie, będzie skłonna pomóc Ci w uzupełnieniach i poprawkach, czy pozostaniesz z tym sam?
Pobieranie całości wynagrodzenia w formie success fee (wynagrodzenia za sukces) budzi wśród Klientów pozytywne skojarzenia. Firma szykująca dokumenty bierze w takim przypadku całe ryzyko na siebie, nie pobierając żadnych opłat początkowych. Na pierwszy rzut oka - sytuacja dla Klienta idealna - skoro firma wynagradza się w ten sposób, to musi być bardzo pewna końcowego sukcesu, a dodatkowo Klient nie ryzykuje utratą opłaty wstępnej w przypadku niepowodzenia. Czy faktycznie taki wariant wynagradzania pozbawia Klienta ryzyka i daje większą pewność ostatecznego powodzenia? Pierwsze pytanie, które powinno się nasunąć - skoro firma nie pobrała żadnej opłaty początkowej, to czy jest (lub czuje się) faktycznie zobowiązana do terminowego wywiązania się z przygotowania dokumentacji? Czy została podpisana jakaś umowa, która daje gwarancję przygotowania dokumentacji w terminie? Czy jeżeli w międzyczasie "na stole" pojawi się inne, bardziej lukratywne dla tej firmy zlecenie, to mimo wszystko poświęci czas i zaangażowanie w Twój projekt, nie mając tak na prawdę pewności, że wysiłek zostanie wynagrodzony? Praktyka pokazuje, że niniejsza forma wynagradzania budzi wysokie ryzyko nieprzygotowania zamówionej dokumentacji (lub przygotowania jej po terminie) - co w praktyce wiąże się koniecznością rezygnacji z udziału w projekcie, bądź desperacką próbą znalezienia innego partnera "na ostatnią chwilę" i poniesienia tym samym wyższych kosztów. Powszechnie stosowaną praktyką w przypadku tego sposobu wynagradzania, jest również kontraktowanie większej ilości klientów, niż dana firma jest w stanie realnie obsłużyć. Dodatkowo należy liczyć się z ryzykiem utrudnionego kontaktu z przedstawicielami firmy, a także kopiowania biznesplanów poprzednich wnioskodawców i używania gotowców - w końcu firma nie ma nic do stracenia, a wiele do zyskania. W końcu uda są dwa - albo się uda, albo nie uda.
Płatność łączona (opłata wstępna + success fee) może się okazać najkorzystniejszym rozwiązaniem, które najlepiej zabezpiecza interesy obu stron. Firma, która pobrała wynagrodzenie początkowe jest bardziej zobowiązana do wywiązania się z warunków umowy (przygotowania dokumentacji), a jednocześnie rzetelność, atrakcyjność i skuteczność działań leży w jej interesie, bowiem przyniesie to benefity w postaci wynagrodzenia za sukces. Warto w tym przypadku oczywiście zwrócić uwagę na proporcję. Opłata wstępna powinna zabezpieczać czas poniesiony przez przedstawicieli firmy przygotowującej wniosek (np. w przypadku, gdy dany wnioskodawca zrezygnuje z procesu z przyczyn niezależnych od firmy), jednak zdecydowanie nie powinna stanowić przeważającej części końcowego zysku. Realnym zyskiem dla firmy przygotowującej dokumentację w tym przypadku, jest przede wszystkim wynagrodzenie za sukces. Co jeszcze cechuje firmy stosujące płatność łączoną? Przede wszystkim lepszy i bardziej usystematyzowany kontakt z klientem, opracowywanie spersonalizowanej dokumentacji (w tym biznesplanu) - w oparciu o wizje i wytyczne Klienta, a także lepiej zorganizowany i zorientowany przede wszystkim na skuteczność proces. Tak jak w przypadku każdego sposobu wynagradzania, ta i w tym - warto oczywiście zwrócić uwagę na to, czy firma podpisuje z Klientem umowę, która zabezpiecza interesy obu stron - ale o tym w dalszej części.
WYNAGRODZENIE W FORMIE OPŁATY POCZĄTKOWEJ
- (+) potencjalnie niskie łączne koszty usługi
- (-) ryzyko otrzymania niespersonalizowanego biznesplanu (tzw. "gotowca")
- (-) ryzyko trudności z realizacją przedstawionych w dokumentach założeń, a w skrajnych przypadkach konieczność zwrócenia dotacji
- (-) ryzyko niskiego zaangażowania firmy w dalszy proces po złożeniu wniosku, bądź naliczanie dodatkowych opłat
- (-) klient obarczony całym ryzykiem operacyjnym procesu
POŁĄCZENIE OPŁATY POCZĄTKOWEJ I SUCCESS FEE
- (+) równomierne rozłożenie ryzyka = wysokie zaangażowanie obu stron procesu
- (+) wysokie szanse na sporządzenie indywidualnego biznesplanu, pod charakter działalności klienta
- (+) rzetelne podejście firm do każdego etapu procesu - w tym również pomoc przy nanoszeniu ewentualnych poprawek i uzupełnień
- (+) dobry kontakt z przedstawicielem firmy, zarówno na etapie przygotowywania dokumentacji, jak i oceny aplikacji przez instytucje finansującą
WYNAGRODZENIE W FORMIE SUCCESS FEE (PREMIA ZA SUKCES)
- (+) brak ryzyka finansowego spoczywającego na kliencie
- (-) ryzyko otrzymania niespersonalizowanego biznesplanu (tzw. "gotowca")
- (-) ryzyko trudności z realizacją przedstawionych w dokumentach założeń, a w skrajnych przypadkach konieczność zwrócenia dotacji
- (-) ryzyko porzucenia przez wykonawcę pracy, w wyniku otrzymania bardziej lukratywnego zlecenia
- (-) brak lub bardzo utrudniony kontakt z firmą realizującą
Pozostając w temacie wyceny usług - kolejną bardzo istotną kwestią jest podejście podmiotów do ewentualnego zwrotu opłaty początkowej (jeśli takowa została lub zostanie naliczona) w przypadku niepowodzenia procesu.
Na niektóre sytuacje firmy przygotowujące wnioski mogą nie mieć bezpośredniego wpływu. Przykład stanowić może dobrowolna rezygnacja wnioskodawcy z dalszego procesu, bądź odrzucenie aplikacji z powodu niewystarczającej ilości środków, którymi dysponuje dana instytucja. Podjęcie współpracy ze specjalistą posiadającym praktyczną wiedzę w danym zakresie znacznie podnosi szanse na uzyskanie pożądanego końcowego efektu w postaci pozyskania dotacji, ale nawet najwybitniejszy ekspert nie przeskoczy niektórych czynników wpływających na otrzymaną przez projekt ocenę punktową (np. wiek klienta, status zawodowy, wykształcenie, doświadczenie itp.). Niska punktacja może być czynnikiem, która zaowocuje odrzuceniem wniosku i ciężko w takiej sytuacji byłoby obwiniać wyłącznie obsługującego Cię eksperta (oczekując zwrotu opłaty początkowej), niemniej jednak wykonanie rzetelnej, wstępnej analizy, a także częściowe uzależnienia wynagrodzenia eksperta od końcowego sukcesu - działają mobilizując i sprawiają, ż podejmuje się on raczej przemyślanych projektów, z dużymi szansami na powodzenie.
Do zupełnie innej kategorii zaliczyć należy z kolei sytuacje, gdzie wniosek pomimo potencjału na powodzenie został odrzucony ze względów formalnych (np. nieakceptowalna jakość wypełnionej dokumentacji, nieprzygotowanie wymaganych załączników, nieterminowe dostarczenie dokumentów, niezweryfikowanie podstawowych kwestii formalnych). W przypadku przedsiębiorstw rzetelnie realizujących swoje obowiązki są to sytuacje stosunkowo rzadkie, jednak w obliczu złożoności niektórych procesów - nie można całkowicie wykluczyć ich wystąpienia. Z punktu widzenia klienta warto zabezpieczyć się przed nimi stosownymi zapisami, aby móc odzyskać wniesione w ramach opłaty wstępnej środki. Jeżeli firma kategorycznie odrzuca taką możliwość - podważa to jej wiarygodność i powinno stanowić wyraźny sygnał ostrzegawczy. Należy wychodzić z założenia, że wysłanie aplikacji dotacyjnej lub pożyczkowej nie jest jednoznaczne z otrzymaniem pozytywnej decyzji, nawet przy współpracy z wyspecjalizowanym ekspertem. Ten powinien jednak przedstawić sytuację w klarowny sposób jeszcze przed podpisaniem umowy, a po dokonaniu analizy wstępnej, aby osoba podejmująca współpracę miała świadomość czy projekt budzi wysoki potencjał na końcowy sukces. Właśnie temu zagadnieniu poświęcimy jeden z następnych akapitów.
ZAKRES I WARUNKI WSPÓŁPRACY
Wskazany powyżej aspekt cenowy powinien być adekwatny do zakresu świadczonej usługi. Ten różni się w zależności od doświadczenia firmy w danym obszarze, stopnia wyspecjalizowania jej przedstawicieli, a niekiedy również indywidualnych wytycznych klienta lub pozostałych czynników.
- ANALIZA WSTĘPNA - dokładnie weryfikuj szanse przed podjęciem działań i uiszczaniem płatności!
Coś co w naszym przekonaniu powinno być standardem - niestety nie jest stosowane przez wszystkie firmy sporządzające wnioski o dotacje i pożyczki (zwłaszcza te wchodzące w skład opisanej wcześniej kategorii podmiotów rozliczających się wyłącznie w formie opłaty początkowej). Rzetelnie przeprowadzona analiza wstępna powinna zostać dokonana jeszcze przed podpisaniem umowy i uregulowaniem opłaty początkowej oraz przed rozpoczęciem działań nad dokumentacją. Niezależnie czy dana firma zaoferuje jej wykonanie za niewielką opłatą, czy też darmowo - warto zadbać o ten aspekt, ponieważ umożliwia wyszczególnienie płaszczyzn obniżających (lub wykluczających) szanse na końcowy sukces, działań które należy wdrożyć w celu odwrócenia tej tendencji, a w najlepszym przypadku - utwierdza zarówno firmę, jak i jej klienta w przekonaniu, że wszystko jest na właściwym miejscu i furtka do złożenia aplikacji stoi otworem, a szanse na powodzenie procesu są wysokie. Prawidłowo wykonana analiza wstępna powinna obejmować weryfikację zgodności najważniejszych kwestii wynikających z regulaminu danego konkursu oraz kryteriów wyboru operacji i innych dokumentów źródłowych. Następuje ona zazwyczaj w trakcie rozmowy telefonicznej, spotkania online oraz korespondencji mailowej - na bazie przekazanych dokumentów/informacji niezbędnych do dokonania rzeczonej analizy.
- DOKUMENTACJA - określ zakres sporządzanej dokumentacji, aby Twój wniosek był kompletny!
Tak jak wspomnieliśmy na samym początku - nieodłącznym elementem współpracy i jej absolutną podstawą jest sporządzenie wniosku (lub wniosku wraz z biznesplanem, jeśli ten stanowi odrębny załącznik) o udzielenie środków. Złożenie tylko i wyłącznie tego dokumentu i oczekiwanie na rozpatrzenie aplikacji spotkałoby się jednak z negatywnym zaskoczeniem i najczęściej skutkowałoby całkowitym odrzuceniem projektu. Każdorazowo wymagane są bowiem dodatkowe załączniki, które stanowić mogą nie tylko dokumenty, w których posiadaniu powinien być wnioskodawca (jak dokumenty poświadczające posiadane doświadczenie/kompetencje/wykształcenie, dokumenty dotyczące dysponowania lokalem na potrzeby działalności, inne...), ale również dodatkowe załączniki konieczne do sporządzenia. W pierwszej kolejności warto zatem ustalić czy usługa obejmie wykonanie każdego z nich, czy też będzie wiązało się to z dodatkową płatnością. Warto w miarę możliwości zadbać także o to, aby osoba sporządzająca wymagane dokumenty przekazała na koniec szczegółową i klarowną instrukcję złożenia aplikacji, w celu uniknięcia niepotrzebnych komplikacji.
- POPRAWKI I UZUPEŁNIENIA - myśl przyszłościowo, aby móc reagować w porę na informacje ze strony instytucji!
Kwestia ta jest mocno indywidualna i każdorazowo przy pierwszym kontakcie z przedstawicielem danej firmy - warto poruszyć ten wątek, który jest szczególnie istotny z tego względu, że nie ma wniosków doskonałych. Nawet jeśli firma włoży całe serce i pełnię zaangażowania w opracowanie danej aplikacji - komisja oceniająca może inaczej zapatrywać się na poszczególne zmienne, a interpretacja niektórych aspektów (np. w biznesplanie) jest kwestią subiektywną. Prostszy przykład - dane zawarte w dokumentacji mogą zwyczajnie utracić ważność. Nie da się ukryć, że część instytucji posiada własne "widzimisię" w poszczególnych kwestiach, co nie może dziwić - w końcu nie doszliśmy jeszcze do etapu, gdzie za ocenę naszych wniosków odpowiada sztuczna inteligencja i jesteśmy zdani na czynnik ludzki. Rzadko się zdarza, że złożona dokumentacja - nawet ta najrzetelniej i najstaranniej przygotowana - przechodziła bez naniesienia choćby drobnych korekt, poprawek lub uzupełnień. Wracamy tutaj do roli przygotowującej wniosek, która na bazie uprzednio dokonanych ustaleń dokona tego: a) bezpłatnie (w cenie obsługi), b) za dodatkową opłatą, bądź w skrajnych przypadkach - c) zrezygnuje z dalszej obsługi procesu. Chyba nie trzeba nikogo przekonywać, że warto optować za pierwszą spośród wymienionych opcji.
- ROZLICZENIE - nie dopuść do sytuacji konieczności zwrotu części lub całości udzielonych środków!
Zarówno w przypadku instrumentów udzielanych w formie bezzwrotnej, jak i zwrotnej - kwestia rozliczenia jest nieodłącznym elementem całego procesu. Mówimy w końcu o środkach krajowych i unijnych, a czasy gdzie ich swobodne dysponowanie uchodziło płazem - bezpowrotnie minęły (przynajmniej z punktu widzenia przedsiębiorców...🤷♂️ ). Rozliczenie w zależności od złożoności danego projektu może przybrać różne formy, natomiast w swoim założeniu opiera się przede wszystkim na udokumentowaniu poniesionych wydatków, a także zapewnieniu warunków niezbędnych do skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Sporządzanie osobnych wniosków i formularzy w tym zakresie w ramach usługi jest rzadko spotykaną praktyką, natomiast część firm oferuje pomoc w rozliczeniu za dodatkową opłatą. Jeżeli jako przyszły beneficjent uznasz, że będziesz potrzebować w tym zakresie wsparcia merytorycznego - warto, aby zostało ono udzielone przez firmę zaznajomioną z tematem, co zminimalizuje ryzyko popełnienia błędów i zoptymalizuje przebieg tego etapu. Poszczególne składowe rozliczenia mogą zostać oczywiście poprawione podobnie jak pierwotnie złożonego wniosku o udzielenie wsparcia, ale długofalowe zaniedbanie tej kwestii może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami, a w skrajnych przypadkach - koniecznością zwrotu części lub całości udzielonej kwoty wraz z odsetkami.
FORMALIZACJA WSPÓŁPRACY
W zakresie sporządzenia wniosku o udzielenie wsparcia finansowego z pewnością zależy CI na sumiennej obsłudze. W tym miejscu przestrzegamy przed tzw. dżentelmeńskimi umowami, czy wszelkiego rodzaju innymi formami, które nie zakończą się złożeniem podpisu - zarówno przez Ciebie, jak i Twojego zleceniobiorcę.
Firmy niedążące do nawiązania umów budzą znacznie większe ryzyko zaniedbania, bądź całkowitego zaniechania swoich obowiązków, a potencjalne dochodzenie swoich roszczeń może być procesem długotrwałym i zwyczajnie nieopłacalnym. Aby uniknąć tego rodzaju sytuacji, po odbytej rozmowie początkowej warto poprosić przedstawiciela firmy o draft umowy, a po zapoznaniu się z jego zapisami - zaproponowanie własnych dopisków, bądź akceptację jej założeń i przekazanie danych kontaktowych do sporządzenia oficjalnej wersji.
Kiedy umowa powinna zostać zawarta? Optymalnym momentem na sformalizowanie współpracy jest etap po przeprowadzeniu analizy wstępnej, a przed uiszczeniem opłaty wstępnej (o ile takowa jest pobierana przez firmę). Dzięki temu będziesz posiadać już podstawową świadomość w kontekście szans na powodzenie procesu oraz zakresu potencjalnego wspólnego działania, a dodatkowo - Twoje środki zostaną zabezpieczone umową, co zminimalizuje ryzyko niewywiązania się z ustalonych warunków przez przedstawicieli firmy odpowiedzialnej za sporządzenie wniosku.
Najistotniejszym elementem umowy jest rzecz jasna ściśle określony zakres usług, który zostanie wykonany przez zleceniobiorcę. Ważne jest również określenie terminu ich realizacji, aby zapobiec sytuacji niewyrobienia się w terminie i konieczności przełożenia działań na przyszły konkurs, co w praktyce potrafi wydłużyć cały proces od kilku do nawet kilkunastu miesięcy. Warto zwrócić również uwagę na takie aspekty, jak: klauzule dotyczące poufności (zabezpieczające przed wyciekiem danych osobowych lub informacji o projekcie do niepowołanych jednostek), warunki rozwiązania umowy (ewentualny okres i zasady wypowiedzenia umowy), a także pozostałe indywidualne postanowienia (w tym czynniki wymienione przez nas w sekcji "zakres i warunki współpracy").
Osobiście zalecamy podpisanie dokumentu przez obie strony w formie elektronicznej (np. przez e-puap lub podpisem kwalifikowalnym), albo papierowej (z fizyczną wysyłką podpisanej wersji - kurierem/pocztą/doręczoną osobiście).
PERSONALIZACJA BIZNESPLANU
Biznesplan jest najistotniejszym elementem składanej aplikacji. W zależności od instytucji może stanowić on odrębny załącznik do wniosku, bądź jego integralną część. Jest to dokument przedstawiający ogólną koncepcję planowanego do utworzenia biznesu, a zarazem narzędzie do planowania, zarządzania i oceny działań firmy. Nie każda informacja zawarta na biznesplanie musi odzwierciedlać 1:1 faktyczny stan rzeczy, bowiem istnieje szereg czynników mikro i makroekonomicznych, których uwzględnienie z wyprzedzeniem może okazać się niemożliwe, a wpłyną one na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie zmienia to jednak faktu, że dokument ten powinien odnosić się bezpośrednio do założeń planowanej działalności w sposób wyczerpujący, a jednocześnie zrozumiały dla odbiorcy (w tym przypadku: komisji oceniającej złożoną aplikację) oraz pozbawiony ogólnych zwrotów, bądź nieprecyzyjnych wyrażeń. Należy pamiętać, że biznesplan jest podstawową do późniejszej realizacji projektu (czyli uruchomienia i prowadzenia firmy). W przypadku, kiedy późniejsza rzeczywistość będzie znacznie odbiegać od założeń przedstawionych w biznesplanie (np. inny zakres usług lub miejsce prowadzenia działalności), instytucja udzielająca dofinansowanie może mieć podstawy do podważenia całego projektu, a tym samym zażądania zwrotu części lub całości udzielonej dotacji.
Z tego też powodu - korzystanie z ogólnodostępnych gotowych rozwiązań (w formie możliwych do zakupu wypełnionych biznesplanów opracowanych na podstawie innych wniosków) mija się z celem. Osoby oceniające złożone wnioski mają najczęściej spore doświadczenie i analizują w dziesiątki lub nawet setki takich dokumentów w ujęciu rocznym. Takie doświadczenie i ciągła praktyka pozwala im bardzo sprawnie wychwycić ewidentne plagiaty lub dokumenty noszące znamiona tzw. gotowca. Czy w każdym przypadku musi oznaczać to bezapelacyjne odrzucenie wniosku? Niekoniecznie, natomiast osoby oceniając wnioski są na tego typu sytuacje bardzo uczulone i nawet jeżeli dokumentacja nie zostanie z góry odrzucona, to ryzyka jej niepowodzenia wielokrotnie wzrasta. Każdy rodzaj wnioskowanego instrumentu jest oczywiście inny, bądź posiada inne kryteria wyboru odnoszące się do samego biznesplanu, a konkretniej rzecz ujmując - sekcji, które traktowane są ze szczególnym priorytetem. Zakup gotowego rozwiązania może wiązać się zatem z koniecznością dostosowania zapisów do charakteru danego konkursu, co jest czynnością nie tylko czasochłonną, ale często również nieskuteczną. Powołując się chociażby na wymienione przez nas na początku artykułu instrumenty - o ile wzory biznesplanów i pozostałych dokumentów w przypadku dotacji z LGD są identyczne w skali kraju, o tyle np. wnioski z Powiatowych Urzędów Pracy są inne praktycznie w każdej odrębnej instytucji. W tym przypadku zakup tzw. gotowca, tym bardziej może mijać się z celem - zakupiony przez Ciebie biznesplan najpewniej będzie zawierać braki, bądź odnosić się do zupełnie innych sekcji, a co gorsza - może zostać uznany za plagiat jeśli był składany uprzednio do tego samego Urzędu, co całkowicie zablokuje dalsze działania.
Abstrahując od kwestii wymogów instytucji i wzorów dokumentów, a skupiając się bardziej na praktycznych aspektach - należy mieć na uwadze, że każda firma posiada swoje własne cele, wizje i strategie rozwoju, nawet jeśli funkcjonują w tym samym sektorze gospodarczym. Lokalny rynek, kontrahenci oraz konkurencja są dodatkowo czynnikami zmiennymi, stąd wyłącznie spersonalizowany biznesplan umożliwia uwzględnienie aktualnych danych, co notabene - podlega późniejszej weryfikacji. Przedsiębiorstwa posiadają również swoje własne potrzeby finansowe - zarówno w kontekście początkowych inwestycji (które najczęściej wykazywane są w budżecie projektu jako planowane do sfinansowania w ramach dotacji/pożyczki, a zazwyczaj obowiązuje wymóg szczegółowego opisania każdego z nich), jak i prognoz przychodów i kosztów ich uzyskania. Gotowe szablony nie będą oddawać tych założeń. Spersonalizowany biznesplan umożliwia także identyfikację potencjalnych szans i zagrożeń związanych z prowadzeniem działalności (co często stanowi jego element pod postacią analizy SWOT), a ponadto - może zostać wykorzystany nie tylko w kontekście teraźniejszych działań, ale w pewnym stopniu również na poczet potencjalnych aplikacji składanych w przyszłości, bądź do wewnętrznego monitorowania opracowanych założeń względem realnego rozwoju firmy. Na koniec (choć może to być najważniejsze), przygotowanie indywidualnego biznesplanu z pomocą eksperta, który specjalizuje się w tym aspekcie i ma na swoim koncie pomoc uruchomieniu wielu biznesów, daje Tobie możliwość skonfrontowania swojego pomysłu z wcześniejszymi projektami, dopracowanie niektórych założeń, a w konsekwencji znaczne zwiększenie szans nie tylko na pozyskanie dofinansowanie, ale przede wszystkim na prowadzenie efektywnej, rentownej i przynoszącej satysfakcję firmy.
Niestety, część firm nie informuje bezpośrednio swoich odbiorców o tym, że opracowana przez nich aplikacja bazuje w pełni lub znacznej części na gotowym rozwiązaniu. W obliczu przytoczonych powyżej informacji - jest to praktyka krzywdząca interesy klienta, ale istnieje szereg czynników, które pozwalają na dokonanie stosownej weryfikacji tego rodzaju podmiotu. Jeżeli przedstawiona Tobie oferta i sposób komunikacji ze strony oferenta nosi w większości znamiona z poniższej tabelki - powinno stanowić to sygnał ostrzegawczy, który może postawić wyraźny znak zapytania w kontekście dalszej współpracy. Jeżeli dokumentacja została już przygotowana, a w Twoim mniemaniu nie spełnia ona pierwotnych założeń - warto przekazać firmie informację zwrotną wskazując konkretne sekcje budzące Twoje obawy, o ile termin złożenia dokumentacji niesie pole do wniesienia stosownych poprawek.
Jak rozpoznać, że firma bazuje/bazowała na "gotowcach"?
- Brak zadanych pytań przez osobę odpowiedzialną za wykonanie wniosku odnośnie charakteru działalności, jej oferty, a także sposobu zarządzania przed przygotowaniem Biznesplanu
- Brak jakichkolwiek odniesień lub rozwiniętych wątków na sporządzonej dokumentacji, poruszonych wcześniej przez klienta
- Wysoki udział ogólnych zwrotów - odnoszących się do danej branży, a nie konkretnej działalności, którą wnioskodawca będzie wykonywać
- Mała ilość lub całkowity brak odniesień do danych liczbowych (np. w kontekście liczebności potencjalnej grupy odbiorczej, oszacowania aktywnie funkcjonujących podmiotów na lokalnym rynku)
- Powołanie się na konkurentów nie prowadzących działalności na terenie, w którym firma będzie prowadzić swoją działalność, bądź konkurentów, którzy docierają do innych grup odbiorców i posiadają inny zakres ofertowy
SPOSÓB KOMUNIKACJI
Nawet jeżeli wychodzisz z założenia, że najistotniejszy jest końcowy efekt, a pozostałe etapy prac schodzą na dalszy plan - sposób i dostępność komunikacji jest czynnikiem, którego nie należy bagatelizować. Rozmowa z ekspertem powinna przebiegać w przyjaznej atmosferze, być komfortowa z punktu widzenia obu stron, a przede wszystkim - nieść za sobą kluczową treść merytoryczną i krok po kroku doprowadzać do osiągnięcia wyznaczonego celu.
W niektórych przypadkach może się okazać, że dodzwonienie się do przedstawiciela firmy graniczy z cudem, a możliwość regularnego kontaktu jest zdecydowanie zaburzona. Może się tak zdarzyć w szczególności, kiedy dokonałeś już opłaty wstępnej, lub np. kiedy firma w ogóle takiej opłaty nie pobiera, a dodatkowo nie podpisuje z Klientem umowy. Bez dobrej komunikacji na linii ekspert - Klient, nie ma mowy o terminowym przygotowaniu atrakcyjnej i spełniającej wszelkie kryteria formalne aplikacji o dofinansowanie.
Dobrym pomysłem może okazać się przekazanie Twoich oczekiwań już na samym początku rozmowy inicjującej proces. Ekspert potencjalnie odpowiedzialny za obsługę Twojej aplikacji będzie posiadać wówczas informację na temat Twoich preferencji (np. formy kontaktu - telefonicznej/mailowej/face to face, preferowane godziny kontaktu, formy przekazywania i wymiany informacji), co zmaksymalizuje szanse na osiągnięcie zadowolenia ze współpracy.
DOŚWIADCZENIE I REFERENCJE
Współprace powinny zostać nawiązane tylko i wyłącznie jeśli posiadasz zaufanie do firmy/osoby odpowiedzialnej za obsługę Twojej aplikacji. Podstawowym aspektem, który zbuduje wiarygodność Twojego zleceniobiorcy może być posiadane przez niego doświadczenie w realizacji podobnych projektów. Obsługa procesów dotacyjnych i pożyczkowych to umiejętność, która rozwija się wraz z każdym kolejnym złożonym wnioskiem. O ile sam fakt krótkiego okresu funkcjonowania firmy na rynku nie musi stanowić przysłowiowej "czerwonej flagi" (kadra pracownicza firmy może posiadać chociażby doświadczenie z pracy na etacie w innym przedsiębiorstwie), tak warto aby podmiot posiadał na swojej stronie internetowej, bądź innych prowadzonych mediach referencje i opinie od zadowolonych, obsłużonych w przeszłości klientów.
Warto zwrócić również uwagę na ogólnodostępne opinie na temat danej firmy (bazując chociażby na ich profilach na specjalistycznych serwisach ogłoszeniowych, czy ocenie widocznej w zakładce Google lub na Facebooku). Masowe wystawianie niepochlebnych recenzji przez firmy konkurencyjne nie jest w tej branży powszechnie stosowaną praktyką, stąd wysoki udział ocen negatywnych należy ocenić jednoznacznie jako przesłankę do podważenie kompetencji danego przedsiębiorstwa.
STOPIEŃ DYWERSYFIKACJI OFERTY
Niniejszy czynnik może, choć nie musi okazać się istotny z punktu widzenia samego procesu sporządzenia aplikacji dotacyjnej/pożyczkowej na udzielenie środków na rozpoczęcie działalności, jednak największą zaletą tego rodzaju kancelarii jest możliwość uzyskania kompleksowej obsługi na płaszczyźnie finansowej, co przekłada się najczęściej na optymalizację pod względem poniesionych kosztów, a także minimalizacją czasu wymaganego na weryfikację poszczególnych kontrahentów.
Dotacje dla firm to rozwiązanie, na które często decydują się aktywni przedsiębiorcy. Uzyskanie dotacji na rozpoczęcie działalności nie wyklucza bowiem dalszych działań w przyszłości. Mnogość dostępnych na rynku programów, które weszły wraz z wejściem w życie perspektywy finansowej na lata 2021-2027 sprawia, że szanse na znalezienie odpowiedniego programu są wysokie (zwłaszcza jeżeli planujesz wdrożyć w przyszłości rozwiązania innowacyjne, sprzyjające ochronie środowiska, bądź planujesz utworzenie nowych miejsc pracy). Jeżeli firma obsługująca wcześniej Twój proces na instrument w zakresie rozpoczęcia działalności świadczy tego rodzaju usługi - stanowi to wartość dodaną, którą warto wykorzystać.
Pożyczki unijne są kolejną płaszczyzną dostępną dla istniejących podmiotów, często zawartą w ofercie firm zajmujących się sporządzaniem wniosków unijnych. Jeżeli będziesz potrzebować dodatkowych środków na rozwój firmy po jej założeniu, dysponujesz odpowiednim zabezpieczeniem, a Twój cel biznesowy nie będzie możliwy do sfinansowania za pomocą bezzwrotnych środków - jest to interesująca alternatywa z racji korzystnych warunków - niskiego i najczęściej stałego oprocentowania w całym okresie spłaty.
Księgowość jest płaszczyzną, która nie ominie żadnego aktywnego przedsiębiorcy, który po otwarciu działalności musi zdecydować się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, bądź ewidencji przychodów w przypadku ryczałtowców. Zatrudnienie wewnątrz firmy księgowego wiązałoby się z poniesieniem wysokich nakładów finansowych na jego wynagrodzenie, co najczęściej jest kompletnie nieopłacalne, w szczególności na początkowych etapach rozwoju biznesu. Z kolei samodzielne prowadzenie księgowości wiąże się nie tylko z koniecznością posiadania specjalistycznej wiedzy i oprogramowania, ale również wymaga regularnego śledzenia wszelkich zmian w zakresie prawa (w tym podatkowego) - co w tak dynamicznym środowisku jakie gotują nam rządzący jest nie lada wyzwaniem. Z tego względu znaczna większość mikro i małych przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z usług biura rachunkowego. Warto w związku z tym zweryfikować czy firma odpowiedzialna za sporządzenie wniosku na dotację obsługuje niniejszą płaszczyznę biznesu. W przypadku uzyskania odpowiedzi twierdzącej - może nieść to pole do wynegocjowania korzystniejszych warunków współpracy za samo przygotowanie dokumentacji dot. dofinansowania (np. w przypadku późniejszego skorzystania z księgowości), a jednocześnie stwarza przestrzeń do odpowiedniego planowania oraz konsultacji w zakresie księgowości już na etapie przygotowywania biznesplanu (i to bez dodatkowych opłat).
PODSUMOWANIE
Jako osoba potencjalnie zainteresowana pozyskaniem środków na otwarcie działalności z pewnością posiadasz swoje wewnętrzne priorytety, które zdeterminują decyzję o podjęciu współpracy z daną firmą w zakresie sporządzenia wymaganej dokumentacji lub kompleksowej obsługi procesu. Wierzymy, że w oparciu o przedstawione przez nas dane - Twoja decyzja będzie bardziej świadoma i co najistotniejsze - zaowocuje powodzeniem całego przedsięwzięcia. Ilość podmiotów działających w analizowanej branży jest liczna, a co za tym idzie jakość, zakres i cena świadczonych usług mocno zróżnicowana. Zdecydowaniem dobrym pomysłem będzie skonsultowanie Twojego projektu z więcej niż jednym podmiotem i przeprowadzenie rzetelnego rozeznania przed rozpoczęciem współpracy z daną firmą.
Zachęcamy do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami dedykowanymi osobom planującym uruchomienie własnego biznesu:
Jak zdobyć środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej?
Działania, o których warto pamiętać przed założeniem własnej firmy
