Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu a koszty uzyskania przychodu
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na pracę z własnego domu, bądź mieszkania. Dotyczy to najczęściej sektora usługowego oraz branż niewymagających dostępu do ciężkiej infrastruktury, ani bezpośredniego kontaktu z klientami - np.: IT, marketing i reklama, e-commerce, księgowość i kadry/płace, usługi biurowe, edukacja online, grafika komputerowa, konsulting, doradztwo biznesowe, działalność twórcza, czy projektowanie.
Jest to rozwiązanie wygodne i często jedyne racjonalne na start: brak kosztów najmu lokalu, szybka organizacja pracy i elastyczność. Jednocześnie niemal od razu pojawia się dylemat, który wraca w rozmowach z biurem rachunkowym jak bumerang: skoro firma działa w mieszkaniu, to czy część domowych rachunków można ująć w kosztach uzyskania przychodu? Najczęściej chodzi o wydatki „codzienne” – prąd, ogrzewanie, gaz, wodę, internet, opłaty administracyjne czy inne koszty eksploatacyjne. Z perspektywy przedsiębiorcy brzmi to logicznie: skoro w mieszkaniu powstają przychody, to wydatki związane z utrzymaniem przestrzeni pracy powinny mieć odzwierciedlenie w rozliczeniach. Problem w tym, że granica między „prywatnym” a „firmowym” bywa płynna. Ten sam licznik energii zasila laptop służbowy i domowy czajnik, ten sam pokój raz jest biurem, a raz sypialnią, a w mieszkaniu zwykle mieszkają też inni domownicy.
W efekcie przedsiębiorcy obawiają się dwóch skrajności: z jednej strony nie chcą rezygnować z ewidencjonowania kosztów, które realnie obniżają ich podstawę opodatkowania, a tym samym - wysokość comiesięcznych zaliczek na PIT, a z drugiej – boją się zakwestionowania rozliczeń w razie kontroli. Pojawiają się pytania o to, jak ustalić „firmową” część wydatków (metraż, czas użytkowania, proporcje) oraz czy w przypadku kontroli organu skarbowego przyjęte założenia nie zostaną podważone. W tym artykule porządkujemy najczęstsze wątpliwości i pokazujemy, jak w praktyce podchodzi się do kosztów mieszkania/domu, gdy jest ono jednocześnie miejscem prowadzenia działalności.
WPROWADZENIE
We wstępie należy zaznaczyć, że odliczanie od podstawy opodatkowania wydatków związanych z eksploatacją mieszkania/domu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza możliwe jest wyłącznie w przypadku ujawnienia adresu ów nieruchomości w CEIDG/KRS oraz posiadani do niej tytułu prawnego (nieruchomość własnościowa / przedmiot najmu / przedmiot dzierżawy / przedmiot użyczenia).
Niniejszy artykuł nie stanowi doradztwa podatkowego ani porady prawnej. Ma charakter informacyjny i jest podsumowaniem ogólnodostępnych stanowisk organów podatkowych (w szczególności interpretacji indywidualnych) oraz doświadczeń przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność we własnym mieszkaniu i próbują prawidłowo rozliczać związane z tym wydatki.
Warto pamiętać, że podobne sytuacje mogą być oceniane różnie w zależności od konkretnych okoliczności: sposobu wykorzystania lokalu, zakresu prowadzonej działalności, posiadanej dokumentacji czy przyjętej metody wyliczania proporcji kosztów. Dlatego w przypadkach nietypowych (albo gdy stawka ryzyka jest wysoka) najlepiej omówić swoją sytuację indywidualnie z wykwalifikowanym doradcą lub skonsultować się bezpośrednio z właściwym urzędem skarbowym – tak, aby przyjęta metodologia była nie tylko praktyczna, ale też możliwa do obrony.
Część artykułu dotycząca kosztów uzyskania przychodu nie dotyczy podatników korzystających z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (PIT-28), jako iż nie prowadzą oni ewidencji kosztów i nie posiadają prawnej możliwości odliczenia ich od podstawy opodatkowania.
METODOLOGIE UJMOWANIA WYDATKÓW MIESZKANIOWYCH W KOSZTACH FIRMY
Gdy działalność jest prowadzona we własnym mieszkaniu, w praktyce pojawia się kluczowe pytanie: jaką metodę przyjąć, aby ujęcie wydatków mieszkaniowych w kosztach było logiczne, spójne i możliwe do uzasadnienia. Nie ma tu jednego „uniwersalnego” schematu dla wszystkich – wybór podejścia zależy m.in. od tego, jak realnie wykorzystywana jest nieruchomość, czy da się wydzielić część stricte firmową oraz jaką akceptowalną „dozę ryzyka” podatnik przyjmuje. Najczęściej spotyka się dwie podstawowe metodologie.
Pierwsza polega na częściowej lub całkowitej zmianie sposobu użytkowania lokalu na usługowy (co wymaga zmian o charakterze administracyjnym). To podejście bywa bardziej „zero-jedynkowe” i w wielu przypadkach łatwiejsze do uzasadnienia, ale jednocześnie oznacza dłuższe i bardziej wymagające procesy formalne.
Druga metodologia opiera się na proporcjonalnym ujęciu kosztów – najczęściej według metrażu wykorzystywanego na cele firmowe i/lub czasu pracy w danej przestrzeni. To rozwiązanie jest popularne, bo bywa najprostsze do wdrożenia w realiach „firmy w domu”, jednak trzeba uczciwie podkreślić, że wiąże się z wyższym ryzykiem zakwestionowania przyjętych założeń (zwłaszcza jeśli proporcje są trudne do udokumentowania albo mieszkanie ma charakter typowo prywatny bez wyraźnie wydzielonej części biurowej). Właśnie z tych powodów wielu podatników – mimo że temat ich dotyczy – nie decyduje się na wdrażanie żadnej z metodologii i nie ujmuje kosztów mieszkaniowych w firmie w ogóle. Nie oznacza to jednak, że taka możliwość jest całkowicie niedostępna.
ZMIANA SPOSOBU UŻYTKOWANIA MIESZKANIA/DOMU
W niektórych przypadkach może być to jedyna opcja na odliczenie kosztów mieszkaniowych od podstawy opodatkowania. Dotyczy to sytuacji gdy działalność wpływa na zmianę funkcji lub przeznaczenia lokalu (np.: konieczność stacjonarnej obsługi klientów, instalacji specjalistycznych maszyn, gwałtowny wzrost poziomu hałasu, zmiany warunków bezpieczeństwa pożarowego, bądź ingerencja w aspekty związane z ochroną środowiska i przeciwdziałaniem zmianom klimatu). Zmiana sposobu użytkowania obiektu powinna być zgodna z planem miejscowym i zostać formalnie zgłoszona do odpowiedniego organu administracji publicznej.
Proces rozpoczyna zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania do właściwego organu (najczęściej starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu), wraz z wymaganymi załącznikami (m.in. opis dotychczasowego i planowanego sposobu użytkowania, oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane, a często też rysunek/opis usytuowania i inne dokumenty zależnie od indywidualnej sytuacji). Urząd weryfikuje kompletność i – jeśli nie wniesie sprzeciwu w ustawowym terminie – można wdrożyć zmianę, przy czym w razie robót budowlanych zakres formalności może być szerszy (np. gdy potrzebne jest pozwolenie na budowę), a równolegle mogą pojawić się kwestie „pozabudowlane”, jak zgody właściciela przy najmie czy ustalenia ze wspólnotą/spółdzielnią, jeśli wpływa to na sposób korzystania z lokalu.
W ujęciu bardzo szacunkowym, najprostszy wariant (zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania, bez robót wymagających pozwolenia) to zwykle ok. 4–8 tygodni: po złożeniu kompletnego zgłoszenia urząd ma 30 dni na wniesienie sprzeciwu (brak sprzeciwu pozwala „ruszyć” ze zmianą), ale w praktyce czas ten może się wydłużyć, jeśli urząd wezwie do uzupełnienia dokumentów – wtedy bieg 30 dni jest wstrzymywany do czasu uzupełnienia. Jeśli jednak planowana zmiana wiąże się z robotami, które wymagają pozwolenia na budowę, to sam etap uzyskania pozwolenia ma ustawowy termin do 65 dni od złożenia kompletnego wniosku, a „realnie” (z uzupełnieniami, uzgodnieniami, ewentualnymi odwołaniami) całość często zamyka się w ok. 2–6 miesiącach. Cały proces administracyjny może wydłużyć się nawet do kilku lat w przypadku gdy operacja narusza założenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzeni.
W związku z powyższym - decyzję o zmianie sposobu użytkowania lokalu na usługowy należy poprzedzić weryfikacją we właściwych organach administracyjnych, które potwierdzą prawną możliwość i szacunkowy czas trwania całej operacji. Co więcej, poza „papierologią” i czasem, przekształcenie mieszkania/domu w lokal usługowy (w całości albo w części) może mieć kilka praktycznych i finansowych minusów, które widać dopiero w codziennym funkcjonowaniu - wzrost podatku od nieruchomości, zmiana taryf i rozliczeń mediów, czy potencjalna zmiana atrakcyjności nieruchomości w kontekście przyszłego najmu, bądź sprzedaży. Zachęcamy zatem do podejmowania przemyślanych decyzji, poprzedzonych analizą opłacalności i konsultacjami z ekspertami w niniejszej dziedzinie.
Po dokonaniu przekształcenia (zmiany charakteru nieruchomości na częściowo, bądź w całości usługowy) - sytuacja pod kątem podatkowym jest stosunkowo jasna i klarowna, jako że wydatki można zaliczać na poczet kosztach uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej lokal przypisany jest do charakteru usługowego/komercyjnego.
METODA PROPORCJONALNYCH ODLICZEŃ
W przypadku braku chęci/konieczności zmiany sposobu użytkowania mieszkania - pozostaje metoda proporcjonalnych odliczeń. W praktyce jest to najczęściej wybierane podejście przez przedsiębiorców pracujących z domu. Nie wymaga ona co do zasady odrębnych zgłoszeń „administracyjnych” ani specjalnych procedur urzędowych na start – ale trzeba jasno powiedzieć, że wiąże się z pewną dozą ryzyka, ponieważ schemat wyliczeń (proporcja) jest zwykle ustalany indywidualnie i w razie kontroli to podatnik musi wykazać, że przyjęte założenia są racjonalne i mają związek z działalnością. Kluczowym elementem tej metody jest ustalenie proporcji, która ma odzwierciedlać faktyczne wykorzystanie mieszkania na cele firmowe – najczęściej według metrażu (wydzielony pokój/obszar) i/lub czasu (ile godzin/dni lokal lub jego część służy pracy).
Zasadność odliczania wydatków na biuro w domu jako koszt podatkowy potwierdzają wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacje podatkowe - przykład. Analogiczna sytuacja dotyczy pomieszczeń współistniejących - np. piwnicy, bądź garażu w którym przechowywany jest pojazd wykorzystywany w ramach działalności gospodarczej.
Przy wyliczaniu proporcji (czyli „klucza podziału” kosztów mieszkania na część firmową i prywatną) punktem wyjścia jest to, że przepisy nie wskazują jednej obowiązkowej metody, więc w praktyce stosuje się rozwiązania możliwe do logicznego uzasadnienia i konsekwentnego stosowania: najczęściej dla czynszu/opłat administracyjnych przyjmuje się procentowy udział powierzchni wykorzystywanej na działalność w całkowitym metrażu lokalu (np. pokój-biuro / całe mieszkanie), a następnie tym procentem mnoży się miesięczną opłatę.
PRZYKŁAD:
Przedsiębiorca Jan Kowalski prowadzi biuro rachunkowe we własnym mieszkaniu. Wszelkie działania związane ze świadczeniem usług, przechowywaniem dokumentacji i obsługą administracyjną prowadzi w wydzielonym pokoju o metrażu 20 m2, zaś łączna powierzchnia mieszkania to 80 m2. Pan Jan zdecydował się ująć w kosztach podatkowych opłaty z tytułu czynszu, który wynosi 600,00 PLN miesięcznie. Kosztem uzyskania przychodu będzie w tym wypadku 150,00 PLN (20 / 80 x 600).
W przypadku mediów (prąd, woda, ścieki, gaz, wywóz nieczystości) zastosować można podobną metodologię, choć często podkreśla się, że „czysty” metraż nie zawsze oddaje realne zużycie (bo część domowych sprzętów jest znacznie bardziej energochłonna niż sprzęt biurowy). Z tego powodu ujmowanie tych wydatków w kosztach bez dokonania zmiany sposobu użytkowania nieruchomości jest zabiegiem stosunkowo ryzykownym i potencjalnie podważalnym. Warto oprzeć się zatem na racjonalnych założeniach, możliwych do weryfikacji, a aby zwiększyć szanse na brak sprzeciwu ze strony Urzędu Skarbowego - można oprzeć się na odczytach / podlicznikach albo innym, racjonalnie opisanym mierniku i sporządzić w tym zakresie notatkę, dlaczego przyjęta metoda ma sens w danym przypadku. Interpretacje podatkowe potwierdzają jednak możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania wydatków za media w przypadku sporządzenia racjonalnych obliczeń i założeń.
W kontekście takich wydatków jak internet (o ile sieć stanowi podstawowe narzędzie pracy przedsiębiorcy) - najbardziej racjonalnym miernikiem jest jednostka czasu. Istotne jest, aby określić w jakim wymiarze czasu internet wykorzystywany jest na poczet świadczenia usług, a w jakim na cele prywatne. Przedsiębiorca, który korzysta z internetu w ramach działalności w wymiarze 8 godzin dziennie, a następnie korzysta z niego w wymiarze 4 godzin - ma prawo do odliczenia 66% kosztów z tego tytułu. Należy jednak zaznaczyć, że organ podatkowy ma prawo zakwestionować zasadność obliczeń w przypadku wykrycia ewidentnych nieprawidłowości, a cennym narzędziem "dowodowym" może okazać się elektroniczna ewidencja czasu pracy.
CO MOŻE, A CO NIE MOŻE STANOWIĆ KOSZTU UZYSKANIA PRZYCHODU?
Jeżeli działalność jest prowadzona w mieszkaniu, to do kosztów uzyskania przychodu najczęściej trafia ta część wydatków, która faktycznie dotyczy firmowego wykorzystania lokalu (chyba że lokal posiada częściowo usługowy sposób użytkowania, o czym mowa w dalszej części artykułu). W praktyce (w kontekście kosztów „mieszkaniowych”) najczęściej spotyka się ujęcie w kosztach podatkowych m.in.:
- Czynsz/opłaty administracyjne - np.: spółdzielnia, wspólnota mieszkaniowa, zarządca nieruchomości,
- Opłaty za media - np.: energia elektryczna, gaz, ogrzewanie, woda i ścieki,
- Opłaty za internet - gdy jest on podstawowym narzędziem pracy przedsiębiorcy,
- Wybrane koszty "okołolokalowe" - w momencie gdy jest możliwość racjonalnego powiązania ich z uzyskaniem przychodu z tytułu działalności,
- Odsetki od kredytu - w wybranych przypadkach, bez uwzględnienia rat kapitałowych.
Dodatkowo, część przedsiębiorców pyta o amortyzację lokalu (w przypadku wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych firmy). Warto tu zasygnalizować, że po zmianach w ramach „Polskiego Ładu” funkcjonuje zakaz amortyzacji nieruchomości mieszkalnych. W praktyce temat bywa jednak przedmiotem sporów i pojawiają się doniesienia o wyjątkach/rozbieżnościach w orzecznictwie – dlatego ten element szczególnie warto weryfikować pod własny stan faktyczny.
Czego ujmować w kosztach nie można? Najczęściej kwestionowane są wydatki o osobistym/prywatnym charakterze albo takie, których nie da się racjonalnie przypisać do działalności. Przykładowo: część rachunków odpowiadająca użytkowaniu prywatnemu, wydatki typowo osobiste (np. świadczenia zdrowotne/pakiety medyczne), czy koszty „domowego życia”, które nie mają związku z osiąganiem przychodu. Nawet przy wydatkach „mieszkaniowych” kluczowe jest bowiem to, że dany koszt ma służyć działalności, a nie domownikom
JAKIE DOWODY KSIĘGOWE NALEŻY DOSTARCZYĆ DO BIURA RACHUNKOWEGO?
Podstawowym dowodem księgowym potwierdzającym poniesienie wydatku są faktury - koniecznie zawierające numer NIP przedsiębiorcy. W przypadku braku możliwości ich wystawienia - należy przedłożyć dokumenty równoważne (np. w przypadku chęci uwzględnienia w kosztach odsetek od kredytu - umowa + harmonogram + potwierdzenie płatności danej raty). Wszelkie sprawy warto konsultować z księgowym z wyprzedzeniem.
Istotne jest również przekazanie do biura rachunkowego wszelkich informacji dot. proporcji (lub udziału usługowego sposobu użytkowania nieruchomości), tak aby osoba odpowiedzialna za wprowadzenie danych do systemu księgowego posiadała komplet informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia.
Pozostałe dokumenty, które mogą okazać się niezbędne w celu prawidłowego ujęcia kosztów to chociażby:
- Potwierdzenia zapłaty (wygenerowane najczęściej z bankowości elektronicznej)
- Opis przyjętej proporcji (informacja nt. metrażu nieruchomości i metrażu przestrzeni wykorzystywanej w ramach działalności)
- Załączniki uwiarygadniające poziom przyjętej przez przedsiębiorcę proporcji
- Dokumenty dot. czynszu/opłat administracyjnych - zestawienia, książeczki opłat, rozliczeń
PODSUMOWANIE
Ujmowanie wydatków mieszkaniowych w kosztach firmy to temat, w którym nie ma jednego, uniwersalnego klucza ani „złotego środka” optymalnego dla każdego przedsiębiorcy. Sposób rozliczenia zależy od realiów: jak wykorzystywana jest nieruchomość, czy da się wydzielić przestrzeń do pracy, jak wyglądają media, a także jaką dokumentacją podatnik dysponuje. W praktyce to zawsze kwestia indywidualna, a poprawność przyjętej metody ocenia się przez pryzmat racjonalności i związku z działalnością. Warto też pamiętać, że rozliczanie takich kosztów to nie tylko potencjalna oszczędność podatkowa, ale również odpowiedzialność. Dla części przedsiębiorców może się okazać, że skala możliwych odliczeń (i realna korzyść w podatku) będzie nieadekwatna do ryzyka i wymaganego nakładu pracy. Z drugiej strony – przy dobrze dobranych założeniach – może to być sensowne narzędzie optymalizacji.
Z tego powodu przed wdrożeniem jakiejkolwiek metodologii warto omówić temat z biurem rachunkowym, a w sytuacjach bardziej złożonych także z doradcą podatkowym. Kluczowe jest podejście: spójne, konserwatywne i dobrze udokumentowane, tak aby w razie ewentualnej kontroli podatkowej dało się wykazać zasadność przyjętych obliczeń i założeń.
