Jak wygląda proces ubiegania się o pożyczkę unijną? Przewodnik od A do Z dla wnioskodawców.
Pożyczki unijne stanowią najbardziej atrakcyjne źródło finansowania spośród wszystkich instrumentów zwrotnych dostępnych na rynku, co poza szeregiem aspektów pozafinansowych wynika również z niskiego i stałego w całym okresie spłaty oprocentowania oraz w przeważającej większości przypadków - braku prowizji i wymogu wniesienia wkładu własnego. Pomimo to - często ze względu na błędne przekonanie o skomplikowanych procedurach i nieprzystępnych wymaganiach są one pomijane przez przedsiębiorców. Czy diabeł rzeczywiście jest taki straszny jak go malują? Niniejszy wpis ma za zadanie rozwiać te wątpliwości i pokazać, że Fundusze Europejskie są w zasięgu ręki.
Aby lepiej zrozumieć mechanizm działania pożyczek unijnych i być gotowym do podjęcia przemyślanej i świadomej decyzji o rozpoczęciu starań w zakresie pozyskania instrumentu - przed przeczytaniem artykułu warto rozważyć zapoznanie się z prezentacją multimedialną oraz pozostałymi wpisami dedykowanymi ich tematyce:
SPIS TREŚCI
KROK 1 - WERYFIKACJA DOSTĘPNYCH INSTRUMENTÓW I INSTYTUCJI PROWADZĄCYCH NABÓR
KROK 2 - ANALIZA SZANS NA POWODZENIE PROCESU + ZAPOZNANIE SIĘ Z DOKUMENTAMI ŹRÓDŁOWYMI
KROK 3 - PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ
KROK 4 - ZŁOŻENIE WNIOSKU DO INSTYTUCJI
KROK 5 - ANALIZA WNIOSKU PO STRONIE INSTYTUCJI
KROK 6 - WYDANIE DECYZJI I PODPISANIE UMOWY
KROK 7 - REALIZACJA PROJEKTU
KROK 8 - ROZLICZENIE POŻYCZKI
PODSUMOWANIE
KROK 1 - WERYFIKACJA DOSTĘPNYCH INSTRUMENTÓW I INSTYTUCJI PROWADZĄCYCH NABÓR
Zanim zagłębisz się w labirynt Funduszy Europejskich, kluczowe jest, abyś w pierwszej kolejności przeanalizował swoje potrzeby biznesowe. W pierwszej kolejności przemyśl to z jaką konkretną potrzebą się zmagasz i jakie cele przed sobą stawiasz. Pamiętaj, że wydatki są jedynie narzędziem do ich osiągnięcia, a nie celem samym w sobie. Jest to istotne z punktu widzenia zapisów regulaminowych poszczególnych programów, które skupiają się na docelowych efektach realizacji przedsięwzięć, a także konieczności późniejszego uzasadnienia planowanych do poniesienia kosztów. Oczywiście jeśli jesteś otwarty na różne formy inwestycji - możesz równie dobrze pójść tropem dostosowania potrzeb firmy do istniejących programów.
Informacji o tym jakiego rodzaju pożyczek należy się spodziewać możesz zaczerpnąć ze wspomnianego wcześniej wpisu: Pożyczki Unijne 2025 - aktualnie dostępne rodzaje i przeznaczenie finansowania. Wymienione i scharakteryzowane zostały w nim najbardziej popularne formy pożyczek. Należy jednak zaznaczyć, że dokładna oferta różni się w poszczególnych regionach. Przykładowo na terenie jednego województwa pożyczka obrotowa może aktywnie funkcjonować i posiadać aktywny status naboru, w drugim środki mogą być chwilowo zawieszone ze względu na przekroczenie dostępnej alokacji, a w trzecim - program może znajdować się dopiero na etapie wyłaniania instytucji. Precyzyjne określenie konkretnego programu pożyczkowego jest zatem kluczowym elementem całego procesu.
Gdzie zatem szukać informacji o dostępnych pożyczkach? Podstawowym źródłem wiedzy jest Portal Funduszy Europejskich, strony internetowe Funduszy poszczególnych województw, a także Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich (PIFE). Instytucją, która statystycznie najczęściej pełni role zarządzającej jest Bank Gospodarstwa Krajowego. BGK nie jest jednak podmiotem bezpośrednio udzielającym pożyczek wnioskodawcom. Zamiast tego przeprowadza on regularnie przetargi, w których udział biorą Instytucje Otoczenia Biznesu (IOB). Są to podmioty o zasięgu ogólnokrajowym, bądź regionalnym, świadczące usługi finansowe (a niekiedy również szkoleniowe i doradcze), które w przypadku wygranej w przetargu - podpisują umowę, przygotowują własne wzory dokumentów aplikacyjnych i ogłaszają nabory na swoich stronach internetowych. To do nich jako potencjalny wnioskodawca składać będziesz wniosek o udzielenie pożyczki, a docelowo - podpiszesz umowę o przyznanie zwrotnej formy wsparcia. W związku z powyższym - Instytucje te są jednocześnie kolejnym źródłem informacji o pożyczkach unijnych - przede wszystkim tych aktywnych, jak i archiwalnych programach.
Instytucje Finansowe nie ustalają warunków spłaty pożyczek unijnych. Mają jednak wpływ na sposób oceny wnioskodawców, indywidualne podejście do kwestii zabezpieczenia, jak i różny czas rozpatrywania aplikacji. Choć cały proces przebiega podobnie niezależnie od tego gdzie wniosek zostanie złożony, to występują w nim pewne różnice, które w skrajnych przypadkach mogą wpływać na pozytywną, bądź negatywną decyzję. Jeśli Twoja historia z daną instytucją nie jest pozytywna lub Twój wniosek trafił na listę rezerwową ze względu na brak dostępnej puli środków - nie zrażaj się, bowiem istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że ten sam instrument, którym byłeś zainteresowany jest lub będzie w przyszłości dostępny w innej instytucji. Pożyczki unijne udzielane są bowiem najczęściej równolegle przez kilka różnych Funduszy Pożyczkowych. Im więcej z nich poznasz i zweryfikujesz - tym większa szansa na znalezienie optymalnego programu względem potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
KROK 2 - ANALIZA SZANS NA POWODZENIE PROCESU + ZAPOZNANIE SIĘ Z DOKUMENTAMI ŹRÓDŁOWYMI
Zakładając, że udało Ci się znaleźć odpowiedni produkt finansowy, a także instytucję, która prowadzi aktualnie nabór wniosków - z pewnością Twoją uwagę zwróciła duża ilość załączników konkursowych. W pierwszej kolejności warto przeanalizować dokumenty źródłowe.
Zapoznanie się z metryką produktu (której podsumowanie często znajduje się bezpośrednio na stronach Instytucji Finansowych) przyniesie Ci informację o podstawowych warunkach pożyczki - dostępna kwota, cele na jakie jest przyznawana, możliwe do poniesienia wydatki (kwalifikowalne), jak i te które nie są objęte wsparciem (niekwalifikowalne), maksymalny okres spłaty, oprocentowanie, czy wymiar możliwej do zastosowania karencji w spłacie rat kapitałowych. Już na tej podstawie można dokonać wstępnej kalkulacji czy jest to instrument interesujący i godny uwagi.
Dokumentem, który znacznie bardziej szczegółowo reguluje wszystkie te kwestie, jak i szereg pozostałych aspektów (włącznie z wykluczeniami, czy obszarami preferencji) jest regulamin. Publikowana jest zawsze jego ostateczna i zatwierdzona wersja, stanowiąca podstawę do dalszych działań, a także potencjalnych odwołań. Co więcej - szczegółowe zapoznanie się z plikiem minimalizuje ryzyko przeoczenia istotnych kwestii, bądź ewentualnych rozczarowań. Może zdarzyć się bowiem, że na stronie produktowej znajdzie się informacja o oprocentowaniu od 2% w skali roku, zaś z regulaminu wynikać będzie że preferencyjne oprocentowanie będzie dotyczyć wyłącznie określonych obszarów realizacji operacji, a pozostałe posiadać będą mniej atrakcyjne warunki spłaty.
Na tym etapie warto rzucić okiem również na pozostałe załączniki konkursowe, wśród których zawsze pojawia się checklista wymaganych dokumentów, szereg oświadczeń dotyczących braku wykluczeń (np. w kontekście agresji militarnej Rosji, czy zasady zakazu podwójnego finansowania), oświadczenie majątkowe, tabele opłat, wzory upoważnień, jak i dokumenty wymagające wypełnienia na wzorze instytucji. Przed naniesieniem jakichkolwiek danych warto jednak dokonać analizy szans na powodzenie procesu, aby móc ocenić czy złożenie wniosku w ogóle ma sens.
Właściwie przeprowadzona analiza powinna uwzględniać wszystkie wymienione aspekty:
- ZDOLNOŚĆ DO SPŁATY - Badanie zdolności kredytowej to zagadnienie, które budzi skojarzenia z bankami komercyjnymi, które posiadają w tym zakresie ściśle określoną i restrykcyjnie przestrzeganą politykę. Wątek ten pojawia się jednak również w kontekście Funduszy Unijnych. Wskazanie konkretnego pułapu poziomu dochodów, które Twoja firma powinna osiągać, aby móc otrzymać finansowanie możliwe jest wyłącznie na konkretnym przykładzie, uwzględniającym warunki spłaty konkretnego programu, posiadane już zobowiązania firmowe - np. kredyty, inne pożyczki, leasingi, a także charakter prowadzonej działalności. Niemniej - instytucjom finansowym zależy przede wszystkim, aby wysokość rat kapitałowo-odsetkowych nie przekraczała Twoich możliwości spłaty. Oszacowanie wysokości rat jest w tym przypadku ułatwione względem finansowania z rynku komercyjnego, ponieważ oprocentowanie pożyczek unijnych jest zazwyczaj stałe w całym okresie. Warto zatem skorzystać z takich narzędzi jak kalkulator kredytowy, a potencjalną wysokość comiesięcznych kwot do spłaty odnieść do osiąganego zysku netto. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że podejście instytucji w przypadku Funduszy Unijnych jest znacznie bardziej elastyczne i prokonsumenckie. Objawia się to głównie akceptowalnością ewentualnych historycznych opóźnień wykazanych w raporcie BIK, jak i możliwością częściowego oparcia zdolności do spłaty pożyczki na przygotowanej prognozie finansowej. Oznacza to, że jeśli planujesz zrealizować z pożyczki inwestycję, która podniesie konkurencyjność i zdolność do generowania kapitału Twojej działalności - instytucja w dużej mierze sugerować będzie się Twoimi przyszłymi przepływami pieniężnymi, o ile sporządzone kalkulacje zostaną sporządzone prawidłowo i racjonalnie uzasadnione. Wysoki poziom średniomiesięcznego dochodu już na etapie składania wniosku jest oczywiście mile widziany i znacząco podnosi szanse na końcowy sukces, lecz niższe wartości nie skreślają Ciebie zerojedynkowo z listy potencjalnych beneficjentów. To samo dotyczy okresów zamkniętych - dane za ubiegłe lata obrotowe podlegają analizie, lecz jeśli Twój podmiot borykał się w przeszłości z problemami finansowymi, które zostały wyprostowane - pozyskanie finansowania w dalszym ciągu jest możliwe, zwłaszcza jeśli były one spowodowane kryzysami gospodarczymi, bądź innymi zdarzeniami makroekonomicznymi. Nie jest to standardem w przypadku finansowania bankowego. Żeby nie było jednak tak kolorowo - w Funduszach Unijnych również obowiązują pewne ograniczenia. Jeśli regularnie notujesz stratę finansową, a zamierzasz realizację dużej inwestycji z udziałem pożyczki unijnej - szanse będą relatywnie niskie, o ile wartość Twojego zabezpieczenia nie przekroczy znacząco minimalnych wymogów instytucji. To samo dotyczy spółek lub jednoosobowych działalności prowadzących Księgi handlowe - ujemne kapitały własne wykazane w bilansie są postrzegane przez instytucje negatywnie i najpewniej wystąpi konieczność doprowadzenia ich do stanu dodatniego jeszcze przed udzieleniem pożyczki. Badanie zdolności finansowej jest z pewnością jednym z najbardziej wymagających etapów analizy, ale i kluczowym aby móc otrzymać jasną informację zwrotną w zakresie potencjału na sukces.
- ZABEZPIECZENIE - We wspomnianym już wpisie Na czym polega zabezpieczenie pożyczek unijnych? szczegółowo opisaliśmy na czym polega zabezpieczenie w kontekście pożyczek unijnych, dlaczego jest ono istotne i w jakich formach może zostać wniesione. Podsumowując - zabezpieczenie pojawia się w każdym procesie, niezależnie od pułapu wnioskowanej kwoty. Jest to zatem aspekt niemożliwy do pominięcia, o który należy zadbać przed podjęciem formalnych działań nad przygotowaniem aplikacji. Do najczęściej stosowanych form zabezpieczenia należą: weksel własny wnioskodawcy in blanco (wymagany zawsze, jednak najczęściej wymagający wniesienia dodatkowych form zabezpieczenia), hipoteka na nieruchomości (zazwyczaj wymagana zerojedynkowo przy kwotach powyżej 100 000 PLN), poręczenie osób trzecich (np. znajomi, rodzina), zastaw rejestrowy na środku trwałym oraz blokada środków na rachunku bankowym. W kontekście analizy szans na powodzenie procesu należy zatem ocenić wartość potencjalnie wnoszonego zabezpieczenia (bądź poziom dochodów poręczycieli). Wymagania poszczególnych instytucji w tym zakresie mogą się różnić - przykładowo jedna może wymagać braku aktywnych wpisów hipotecznych już na etapie składania wniosku, zaś druga - dopuszczać możliwość zabezpieczenia się na drugim miejscu hipotecznym (np. po banku, który zabezpieczył się w księdze wieczystej wcześniej).
- WYKLUCZENIA - Naturalną koleją rzeczy jest to, że aby skutecznie starać się o pożyczkę - Twoja działalność musi spełniać kryteria formalne i wpisywać się w katalog potencjalnych beneficjentów. Pożyczki unijne skierowane są do segmentu mikro, małych i średnich przedsiębiorców, czyli takich, których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza pułapu 250 roboczych jednostek. Pod uwagę brany jest także roczny obrót (maksymalnie 50 000 000 EUR) lub roczna suma bilansowa (maksymalnie 43 000 000 EUR). Na tym etapie weź pod uwagę również podmioty powiązane, których wyniki również są zliczane do wspólnej puli - jeśli wnioskujesz jako spółka z o.o., którą prowadzisz ze wspólnikiem i obydwaj posiadacie dodatkowo jednoosobową działalność gospodarczą - należy uwzględnić dane 3 różnych podmiotów. Istotnym aspektem jest również miejsce realizacji operacji - pożyczki unijne udzielane są najczęściej na terenie konkretnego województwa. W przeważającej większości przypadków wniosek składany będzie do instytucji prowadzącej dany nabór w województwie odpowiadającym siedzibie wnioskodawcy, jednak w przypadku gdy planujesz realizację planowanej do sfinansowania pożyczką inwestycji (np. budowę hali) w Warszawie, a dotychczas prowadziłeś działalność w Poznaniu - uwagę musisz zwrócić na instytucje i instrumenty dostępne na rynku mazowieckim. Pod segment wykluczeń należy także zaliczyć szereg czynników, które mogą sprawić że pomimo posiadania zdolności do spłaty, wysokowartościowego zabezpieczenia i złożenia wniosku w ramach optymalnego instrumentu - Twój wniosek i tak zostanie odrzucony ze względu na niespełnienie warunków formalnych. Przykłady takich sytuacji to: aktywne, negatywne wpisy na temat działalności w bazach typu BIG/KRD, nieuregulowane zobowiązania względem ZUS/US na etapie oceny wniosku, czy historyczne wyroki za przestępstwa skarbowe. Potencjalne wykluczenia każdorazowo opisane są we wspomnianym wcześniej regulaminie danego instrumentu, choć poszczególne instytucje mogą mieć w tym zakresie swoją wewnętrzną politykę i podchodzić do poszczególnych kwestii z większą dozą sceptycyzmu.
- LIMIT POMOCY DE MINIMIS - Pożyczki unijne udzielane są w ramach pomocy de minimis. Jeśli Twoja działalność podlega pod sektory wykluczone z tej formy wsparcia publicznego - droga do złożenia wniosku będzie zamknięta, bądź nie będziesz mógł liczyć na preferencyjne warunki spłaty. Sytuacja ta dotyczy stosunkowo niskiego odsetka firm, jednak jest to aspekt, który należy włączyć do procesu analizy. Co więcej, pomoc de minimis przyznawana jest w określonym limicie - maksymalnie 300 000 EUR w przeciągu 3 lat kalendarzowych. Pomoc de minimis stanowić mogą otrzymane w przeszłości dotacje, inne pożyczki unijne, świadczenia ZUS (np. zwolnienie ze składek społecznych), czy wsparcie przyznane w ramach środków pomocowych (np. tarcza finansowa PFR). W tym miejscu należy jednakowoż zaznaczyć, że kwota udzielonej pożyczki nie jest równoznaczna z kwotą udzielonej pomocy de minimis. Jeśli wnioskujesz o pożyczkę w wysokości 200 000 PLN (około 46 500 EUR) to realna wysokość udzielonej pomocy de minimis będzie znacznie niższa, niż ów 46 500 EUR, co jest korzystne z punktu widzenia wnioskodawców.
- TERMIN REALIZACJI - Wątek ten dotyczy w głównej mierze pożyczek przeznaczanych na cele inwestycyjne, jednak należy brać go pod uwagę każdorazowo, jako że jest to aspekt często pomijany, a zarazem bardzo istotny - zwłaszcza na etapie przyszłego rozliczenia. Regulaminy poszczególnych instrumentów poza warunkami spłaty i wykluczeniami w finansowaniu określają termin ponoszenia wydatków od momentu przyznania środków (w niektórych przypadkach akceptowalne będą wydatki poniesione jeszcze przed przyznaniem środków, lecz po złożeniu wniosku, jednak nigdy dopuszczalne nie jest refinansowanie wydatków poniesionych przed dostarczeniem aplikacji do instytucji). Okres ten w zależności od charakterystyki instrumentu wynosi najczęściej od 3 do 12 miesięcy, z możliwością wydłużenia w uzasadnionych przypadkach, o ile regulamin określa taki mechanizm. Jeśli jednak planujesz sfinansowanie zaawansowanej inwestycji rozciągniętej w czasie, której termin realizacji wyniesie kilka lat, a wybrany przez Ciebie program umożliwia ponoszenie wydatków maksymalnie do 6 miesięcy - może powstać konflikt interesów i konieczność modyfikacji pierwotnych założeń.
- POZOSTAŁE CZYNNIKI - Każdy instrument, jak i każda instytucja posiadają swoją własną specyfikę, co należy wziąć pod uwagę już na etapie analizy. Jeżeli dany proces będzie wymagać się z pozyskaniem pozwoleń, specjalistycznych dokumentów, czy innych załączników już podczas składania wniosku, a ze względu na ograniczenia finansowe, prawne lub technologiczne nie będzie to w Twoim przypadku możliwe - spełnienie pozostałych aspektów może okazać się niewystarczające. W związku z powyższym - podkreślamy raz jeszcze, że analiza dokumentów źródłowych jest absolutnie kluczowa i może przyczynić się do zaoszczędzenia czasu, nerwów i pieniędzy. Przygotowanie załączników aplikacyjnych oraz wniosku sugerujemy zatem rozpocząć dopiero w momencie, kiedy będziesz mieć pewność że Twoja działalność, jak i charakter operacji spełniają warunki formalne, kryteria konkursowe, a wyniki analizy wykazały potencjał na osiągnięcie końcowego sukcesu.
Analizę przeprowadzić można samodzielnie, bądź w ramach współpracy z doradcą. Doświadczony w temacie pożyczek unijnych ekspert finansowy, zaopatrzony w odpowiednie dane i dokumenty, powinien sprawnie i skutecznie ocenić wszystkie istotne aspekty i wydać zielone światło do działania, bądź poinformować wprost o kwestiach wymagających poprawy. Jeśli natomiast jako osoba, która nie porusza się na co dzień w środowisku Funduszy Unijnych zdecydujesz się na działanie na własną rękę, to oczywiście ostateczny efekt również może być pozytywny, ale prawdopodobnie będziesz musiał uzbroić się w nieco większy zapas cierpliwości i poświęcić sprawie odpowiednią ilość czasu.
KROK 3 - PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ
Jeśli przeprowadzona analiza wykazała zielone światło do działania i udało się odnaleźć interesujący program, wpisujący się w potrzeby biznesowe działalności, a także potwierdzić dostępność środków - nie pozostaje nic innego jak rozpocząć działania nad przygotowaniem dokumentacji. Checklista każdorazowo znajduje się na stronach poszczególnych programów (niekiedy jest ona zawarta bezpośrednio w formularzu wniosku). Zakres koniecznych do skompletowania załączników można podzielić na dwie kategorie:
DOKUMENTY DO WYPEŁNIENIA NA WZORACH INSTYTUCJI
Wzory wymaganych do wypełnienia załączników udostępniane są bezpośrednio przez instytucje finansujące. Pomimo, że ich forma jest ustalona odgórnie, a zadaniem wnioskodawcy jest jedynie uzupełnienie wymaganych informacji - prawidłowe wypełnienie wniosku o pożyczkę unijną oraz pozostałych załączników może okazać się pewnym wyzwaniem, w szczególności jeśli robisz to po raz pierwszy. Konieczne jest ustalenie metodologii działania i odpowiednie przygotowania merytoryczne. Być może dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z ekspertem, odpowiedzialnym za przygotowanie kompletu dokumentacji. Taki sposób działania generuje co prawda dodatkowe koszty, ale jednocześnie może zaoszczędzić sporo czasu i nerwów, a przede wszystkim istotnie zwiększyć szanse na końcowy sukces. Poniżej przedstawiamy kluczowe dokumenty wymagające wypełnienia, które pojawiają się w ramach każdego procesu pożyczkowego:
- WNIOSEK: Absolutna podstawa składanej aplikacji. To właśnie wniosek jest plikiem, w którym jako wnioskodawca wskazujesz: zakres planowanego do zrealizowania projektu, rozpiskę niezbędnych do poniesienia wydatków, jak i kwoty poszczególnych pozycji. Nieodłącznym elementem każdego wniosku o udzielenie pożyczki jest także określenie danych wnioskodawcy - poza tymi podstawowymi (nazwa, adres, NIP, REGON, data rejestracji, forma prawna, kody PKD, dane reprezentanta) wymagane jest również wskazanie: informacji na temat statusu VAT, stanu zatrudnienia, numeru rachunku bankowego, wszystkich posiadanych zobowiązań finansowych, jak i majątku rzeczowego oraz obrotowego. Na wniosku każdorazowo pojawia się ponadto sekcja dotycząca zabezpieczenia - poza określeniem jego rodzaju należy wskazać dodatkowe informacje, w tym wartość rynkową. Często zdarza się, że na wniosku znajdują się także części opisowe (biznesplan jest wówczas scalony z wnioskiem w formie jednego, obszernego dokumentu). Poza tym, na formularzu wniosku zawartych jest szereg oświadczeń, jak i checklista wszystkich wymaganych dokumentów w procesie. Struktura wniosku znacząco różni się w ramach danych instytucji, jak i różnych instrumentów pożyczkowych, lecz wskazane powyżej elementy stanowią jego trzon. Dokument ten jest jednym z najbardziej czasochłonnych, jako iż wymaga zaczerpnięcia informacji z różnych źródeł, zewnętrznych dokumentów, bądź rejestrów. Jego prawidłowe wypełnienie pozytywnie oddziałuje natomiast na odbiór aplikacji i redukuje ilość potencjalnych uzupełnień po złożeniu aplikacji.
- BIZNESPLAN: W przygotowanym przez nas wpisie Jak napisać dobry biznesplan? zawarte jest kompendium wiedzy w zakresie przygotowania kompletnego i skutecznego opracowania. Skupia się on wprawdzie na biznesplanach w kontekście Dotacje na start, jednak zawarte tam porady są uniwersalne i można wykorzystać je również w kontekście pożyczek unijnych na rozwój działalności. Biznesplany te składają się bowiem z części opisowych odnoszących się do: aktualnego przedmiotu działalności, profilu działalności po skutecznej realizacji projektu, założeń samej operacji, uzasadnienia planowanych do poniesienia wydatków, jak i analizy rynku pod kątem odbiorców/dostawców/konkurentów. Niekiedy mogą pojawić się również sekcje odnoszące się do polityk horyzontalnych UE (np. w kontekście niedyskryminacji, zapewnienia dostępności dla osób niepełnosprawnych, równości płci, czy ochrony środowiska). Wielu wnioskodawców uznaje je za przysłowiowe "lanie wody", jednak nie zmienia to faktu że szczegółowe (lecz możliwie jak najbardziej konkretne i przystępne dla komisji oceniającej) wypełnienie biznesplanu znacząco podnosi atrakcyjność aplikacji, a tym samym - szanse na jej pozytywne rozpatrzenie. Dobrze przygotowany biznesplan nie ma wprawdzie wpływu na kluczowe w kontekście wydania pozytywnej oceny kwestie zabezpieczenia, jednak pośrednio może wpływać na udowodnienie zdolności do spłaty poprzez uzasadnienie poziomu przyjętych w prognozie finansowej (patrz: kolejny akapit) przychodów i kosztów, a tym samym - udowodnić, że planowane do realizacji przedsięwzięcie jest przemyślane, rzetelnie opracowane i wniesie do przedsiębiorstwa wymierne korzyści ekonomiczne. Zdarza się, że biznesplan nie stanowi osobnego załącznika, lecz wbudowany jest do formularzu wniosku o dofinansowanie.
- PROGNOZA FINANSOWA: O ile dla osoby posiadającej zaawansowaną wiedzę w zakresie rachunkowości, znajomość wskaźników ekonomicznych oraz informacje na temat szczegółów realizowanego przedsięwzięcia wypełnienie tego dokumentu nie stanowi większego problemu i zajmuje do kilku godzin, tak w przypadku wnioskodawców raczkujących jeśli chodzi o Fundusze Unijne i aspekty finansowe - może być to bardziej wymagające wyzwanie. Wiele zależy od kształtu prognozy, który różni się w poszczególnych programach i instytucjach - niektóre formularze wymagają jedynie uwzględnienia podstawowych danych na temat przychodów i wydatków z podziałem na koszty rodzajowe, tak wiele z nich obejmuje wypełnienie bilansu oraz rachunku zysków i strat (a niekiedy także dodatkowych arkuszy) - również dla składających wniosek przedsiębiorców, którzy prowadzą uproszczoną księgowość. W prognozie finansowej podaje się nie tylko informacje o przyszłych przepływach, ale również dane aktualne i historyczne, które trzeba oprzeć o pozyskane od biura rachunkowego dokumenty finansowe. Część prognozowa odnosi się natomiast do stanu po realizacji operacji. Właściwie przygotowana prognoza powinna uzasadniać pozytywny wpływ realizacji operacji na wyniki finansowe firmy, pozostając jednocześnie w korelacji z informacjami przygotowanymi w Biznesplanie. Założenie określonych pułapów przychodów, czy poziomu sprzedaży w częściach opisowych i naniesienie odmiennych danych w arkuszu finansowym z pewnością nie będzie pozytywnie oceniane przez komisję i może generować konieczność złożenia poprawek, a w skrajnych przypadkach - skutkować odrzutem wniosku. Wszystko to determinuje konieczność skrupulatnego przygotowania prognozy finansowej, z uwzględnieniem takich działań jak: oszacowanie cen i poziomu sprzedaży sprzedawanych produktów lub usług, dobór odpowiednich stawek amortyzacji, ustalenie poziomu kosztów rodzajowych w czasie, czy odpowiednie wyliczenie składek ZUS i podatku dochodowego. Warto zaznaczyć, że dane przedstawione w prognozie finansowej niekoniecznie muszą znaleźć później odzwierciedlenie w rzeczywistości - jako potencjalny beneficjent pożyczki nie będziesz musiał rozliczać się ze swoich przyszłych wyników finansowych. Nie zmienia to jednak faktu, że dane w prognozie finansowej należy oprzeć na wiarygodnych, rynkowych założeniach, a nie wymyślonych danych liczbowych - zwłaszcza że często obrane pułapy kwotowe wymagają szczegółowego uzasadnienia.
- OŚWIADCZENIE MŚP: W opisie kroku nr 2 wskazane zostały wymogi dotyczące kwalifikacji przedsiębiorstwa do sektora MŚP (mikro, małych i średnich firm). Niniejsze oświadczenie ma na celu udowodnienie posiadania ów statusu poprzez odniesienie do konkretnych danych liczbowych - średniorocznego stanu zatrudnienia, wielkości przychodów, a także sumy bilansowej. Dane należy wskazać z podziałem na firmę wnioskującą oraz poszczególne jednostki powiązane lub partnerskie (jeśli istnieją), a także w ujęciu skumulowanym, pamiętając o wypełnieniu dodatkowych załączników w przypadku występowania tego rodzaju podmiotów. Informacje prezentowane są za ostatni zamknięty rok obrotowy oraz 2 lata wstecz. Oznacza to, że składając wniosek za rok 2025 - w oświadczeniu uwzględnione będą dane za lata: 2022, 2023 i 2024.
- FORMULARZ DE MINIMIS: Plik załączony do dokumentacji najczęściej w formie pliku .xlsx (do wypełnienia w Excelu). Celem jego wypełnienia jest zbadanie możliwości udzielenia wsparcia w formie pomocy publicznej de minimis, które to zapewnia preferencyjne oprocentowanie pożyczek. Składa się z kilku sekcji - m.in. dotyczących danych identyfikacyjnych, podmiotów powiązanych, sektorów wykluczonych, jak i pytań dotyczących ewentualnego podlegania firmę pod przedsiębiorstwo znajdujące się w trudnej sytuacji ekonomicznej. Poza formularzem wypełnia się również na osobnym wzorze oświadczenie de minimis, gdzie wskazuje się informację o wszystkich formach udzielonego wsparcia w przeciągu ostatnich 3 lat (lub informacji o ich braku). Jak już wcześniej podkreślaliśmy - limit tej formy wsparcia wynosi 300 000 EUR we wskazanym wymiarze czasowym, przy czym realna wysokość przyznawanej pomocy de minimis jest niższa, niż ostateczna kwota udzielonej pożyczki.
- OŚWIADCZENIE MAJĄTKOWE: Oświadczenie składane przez właściciela firmy wnioskującej o przyznanie pożyczki, a także małżonka (w przypadku występowania wspólności majątkowej) oraz poręczycieli (w przypadku wyboru tej formy zabezpieczenia). Oświadczenie odnosi się do posiadanego majątku i zobowiązań. Wymienić należy w nim wszystkie posiadane nieruchomości, środki transportu, a także pozostałe wysokowartościowe składniki majątku rzeczowego oraz informacje o zaciągniętych pożyczkach, kredytach i leasingach (również tych indywidualnych).
- POZOSTAŁE OŚWIADCZENIA I KLAUZULE: Szereg dodatkowych załączników, wymieniony w podsumowaniu poniżej. Najczęściej są to załączniki niewymagające większego nakładu pracy, a jedynie uzupełnienia podstawowych danych na temat firmy. Zdarza się jednak, że dana instytucja lub dany projekt wiąże się z koniecznością przygotowania dodatkowych dokumentów - przykładem może być załącznik dotyczący finansowania maszyn/urządzeń/środków transportu napędzanych paliwami kopalnymi. Jego wzór pojawił się stosunkowo niedawno, lecz jest uniwersalny dla wszystkich instrumentów. Konieczność jego wypełnienia występuje np. w przypadku uwzględnienia w budżecie spalinowego wózka widłowego, bądź innego rodzaju środka trwałego. Należy szczegółowo uzasadnić w nim konieczność poniesienia tego rodzaju wydatku w kontekście ekonomicznym, jak i na płaszczyźnie braku lub ograniczonej dostępności do technologii alternatywnych.
DOKUMENTY DO POZYSKANIA LUB WYGENEROWANIA WE WŁASNYM ZAKRESIE
Druga kategoria dokumentów - pliki, które nie są dostępne na ogólnodostępnych wzorach. Wnioskodawcy zobowiązani są do ich samodzielnego pozyskania, bądź wygenerowania. Część z nich jest w posiadaniu osoby odpowiedzialnej za księgowanie dokumentów, inne - dostępne w ogólnodostępnych systemach (np. PUE ZUS), pozostałe - wymagają złożenia wniosków do instytucji finansowych/administracyjnych. Checklista poszczególnych programów zawiera komplet informacji o tym co jest wymagane w danym procesie - pełna rozpiska w dalszej części opracowania, natomiast poniżej - lista najczęściej pojawiających się dokumentów, wymaganych już na etapie składania wniosku:
- DOKUMENTY FINANSOWE: Dokumenty finansowe wraz ze wspomnianą wcześniej prognozą finansową stanowią podstawę do oszacowania zdolności do spłaty wnioskodawcy, stąd instytucje oczekują najczęściej przedstawienia kompleksowych informacji - włącznie z bilansem i rachunkiem zysków i strat (w przypadku pełnej księgowości) / księgą przychodów i rozchodów (w przypadku skali podatkowej / podatku progresywnego) / ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych). Wymagane jest również załączenie złożonych deklaracji PIT (jednoosobowe działalności) CIT (spółki) wraz z UPO (elektronicznym potwierdzeniem złożenia), a także ewidencji środków trwałych i tabel amortyzacji (jeśli dotyczy). Dane te prezentowane są za rok bieżący - ostatni zamknięty miesiąc, a także lata ubiegłe - najczęściej 2 lub 3 wstecz. Dokumenty te możliwe do pozyskania są od biura rachunkowego, prowadzącego Twoją księgowość.
- ZAŚWIADCZENIA: Wymagające złożenia wniosków do odpowiednich instytucji. Zakres wymaganych zaświadczeń obejmuje najczęściej potwierdzenie niezalegania w składkach (ZUS), niezalegania w podatkach i opłatach skarbowych (US), ewentualnego potwierdzenia stanu posiadanych zobowiązań i ich terminowej obsługi (instytucje finansowe, w których posiadasz aktywne zobowiązania - jeśli dotyczy) oraz ewentualnego wypisu z rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych ze środków europejskich (Ministerstwo Finansów). Zaświadczenia najczęściej można wygenerować w formie elektronicznej - zazwyczaj jest to proces bezpłatny. Alternatywą jest zwrócenie się do instytucji i odbiór zaświadczeń w formie stacjonarnej.
- DOKUMENTY DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA: Zakres dokumentacji dotyczącej przedmiotu zabezpieczenia uzależniony jest od jego formy, a także specyficznych wymogów danej instytucji. W przypadku najczęściej stosowanej hipoteki na nieruchomości wymagane jest potwierdzenie prawa własności poprzez załączenie aktu notarialnego oraz wypisu z księgi wieczystej - jeśli jest to nieruchomość osoby trzeciej to dodatkowo potrzebna będzie pisemne oświadczenie. W przypadku nieruchomości zabudowanych należy dodatkowo przedłożyć polisę ubezpieczeniową, zaś jeśli mowa o nieruchomościach gruntowych - wypis i wyrys z rejestru gruntów i budynków. Niezbędna może okazać się także dokumentacja zdjęciowa, a w przypadku gdy dana instytucja posiada wątpliwości co do ustalenia wartości proponowanej nieruchomości - operat szacunkowy. W przypadku zastosowania poręczenia osób trzecich - wymagane jest zawsze zaświadczenie od pracodawców (w przypadku osób zatrudnionych na etacie), decyzja o przyznaniu emerytury lub renty (emeryci i renciści) lub dokumenty finansowe (przedsiębiorcy). Analogicznie odrębny zakres dokumentacji wymagany może być w przypadku innych form zabezpieczenia.
- DOKUMENTY DOTYCZĄCE PLANOWANEJ INWESTYCJI: Jeśli przedmiotem Twojego wniosku jest inwestycja o charakterze infrastrukturalnym, obejmująca roboty budowlane - niezbędne może okazać się przedłożenie pozwoleń, zgłoszeń lub innej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzone działania przed złożeniem wniosku. W przypadku budowy często pojawia się wątek kosztorysów inwestorskich. Dla standardowych środków trwałych i pozostałych zakupów rzeczowych lub usług - najczęściej wystarczą oferty pozyskane indywidualnie lub w formie zrzutów z ogólnodostępnych stron internetowych. Zakres dokumentacji dotyczącej planowanej inwestycji uzależniony jest od jej charakteru i w przypadku niestandardowych operacji - może zaistnieć kontaktu bezpośrednio z instytucją, aby uniknąć nieprzewidzianych sytuacji na dalszym etapie procesu.
- POZOSTAŁE DOKUMENTY: Zgodnie z poniższą rozpiską, zaznaczając jednak że dokładny zakres dokumentacji może nieznacznie różnić się w poszczególnych instytucjach i każdy przypadek należy weryfikować oddzielnie.
DOKUMENTY DO WYPEŁNIENIA NA WZORACH INSTYTUCJI
- Wniosek o przyznanie pożyczki
- Biznesplan realizowanego przedsięwzięcia
- Prognoza finansowa
- Oświadczenie o statusie MŚP
- Formularz informacji przy ubieganiu się o przyznanie pomocy de minimis
- Oświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis
- Oświadczenie majątkowe (wnioskodawcy, współmałżonka i poręczycieli)
- Upoważnienie do sprawdzenia BIG (firmy i indywidualne)
- Upoważnienia osób trzecich do kontaktu ws. wniosku (opcjonalnie)
- Oświadczenia RODO
- Oświadczenia o niezaleganiu w ZUS i US (w przypadku gdy zaświadczenia nie są wymagane)
- Oświadczenie o nieznajdowaniu się firmy w trudnej sytuacji finansowej
- Oświadczenie o braku podwójnego finansowania unijnego w ramach realizacji operacji
- Oświadczenie o prowadzonym rachunku bankowym
- Pozostałe wymagane klauzule i oświadczenia
DOKUMENTY DO POZYSKANIA LUB WYGENEROWANIA WE WŁASNYM ZAKRESIE
- Bilans+RZIS / KPIR / Ewidencja przychodów (w zależności od formy prowadzonej księgowości) za rok bieżący i lata ubiegłe
- Deklaracje PIT/CIT wraz z UPO za zamknięte lata obrotowe
- Ewidencja środków trwałych i tabele amortyzacji (jeśli występują)
- Dokumenty finansowe dotyczące jednostek powiązanych (jeśli występują)
- Dokumenty dot. zabezpieczenia pożyczki (zakres uzależniony od wnoszonego zabezpieczenia)
- Uchwała wspólników dot. zgody na zaciągnięcie pożyczki (dotyczy spółek)
- Zaświadczenie z ZUS i US o niezaleganiu
- Raport BIK (firmowy i indywidualny)
- Dokumenty dot. posiadanych zobowiązań finansowych (zaświadczenia z banku lub umowy i harmonogramy)
- Dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania lokalem, stanowiącym miejsce realizacji operacji
- Przykładowe oferty na planowane do poniesienia wydatki
- Inne dokumenty (uzależnione od wymogów danej instytucji)
KROK 4 - ZŁOŻENIE WNIOSKU DO INSTYTUCJI
Przejście przez krok 3 z pewnością jest czasochłonnym procesem, jednak w głowach wielu przedsiębiorców powstaje pytanie - co dalej? W jaki sposób złożyć przygotowane dokumenty? Informacje na ten temat każdorazowo udostępniane są instytucje. Sposobów jest najczęściej kilka:
SPOSÓB 1 - FORMA STACJONARNA
Najbardziej tradycyjny, a zarazem powszechny sposób na dostarczenie aplikacji do instytucji. Wszystkie wypełnione dokumenty na wzorach instytucji należy w takim układzie wydrukować i podpisać w wyznaczonych miejscach, pamiętając o dacie i firmowej pieczęci w miejscach gdzie jest to wymagane, z kolei na pozostałych stronach - nanieść parafki. Każdy dokument sugerujemy spiąć z osobna i wrzucić do teczki/segregatora z wszystkimi załącznikami. W ujęciu dokumentów pozyskanych na własną rękę - w formie stacjonarnej należy złożyć ich kopie. W niektórych przypadkach instytucje mogą wymagać ich potwierdzenia za zgodność z oryginałem, zgodnie z zawartymi wytycznymi.
W przypadku spółek prawa handlowego - uwagę należy zwrócić na sposób reprezentacji podmiotu (określony w KRS). Jeśli spółka posiada trzech członków zarządu, a do reprezentacji podmiotu upoważniony jest samodzielnie każdy z osobna - wystarczy podpis jednej osoby. Jeśli natomiast wymagane jest zaangażowanie całego zespołu - na dokumentacji powinny znaleźć się podpisy całego zarządu.
Składając dokumentację bezpośrednio w placówce warto wydrukować przynamniej pierwszą stronę wniosku dwukrotnie i poprosić pracownika instytucji o potwierdzenie złożenia dokumentacji w formie pieczątki. Decydując się na formę wysyłkową (np. poczta polska) - należy precyzyjnie zaadresować przesyłkę i umieścić całość aplikacji w kopercie.
Dokumenty na wzorach instytucji, na których występuje flaga Polski oraz flaga UE wymagają co do zasady wydruku w kolorze (chyba, że instytucja zamieściła na swojej stronie wzór monochromatycznych dokumentów - wówczas akceptowalne są wydruki czarno-białe).
SPOSÓB 2 - WYSYŁKA MAILOWA
Duża część instytucji umożliwia złożenie wniosku korzystając z elektronicznej skrzynki mailowej. Sposób ten nie wpływa na zakres wymaganych do przedłożenia dokumentów, który pozostaje niezmienny. Dokumenty należy wówczas zeskanować lub wykonać ich czytelne zdjęcia, a następnie zgodnie z określonymi przez instytucję wytycznymi - przekazać na wskazany adres mailowy. Najczęściej pliki należy spakować do folderu .zip, przy czym mogą obowiązywać dodatkowe ograniczenia w zakresie łącznej wielkości załączanych dokumentów (najczęściej do 20-50 mb).
Podejście instytucji w tym zakresie jest różnie - zdarza się, że cały zakres dokumentacji złożonej mailowo obowiązuje aż do momentu podpisania umowy i dopiero na tym etapie dostarcza się do siedziby oryginały. Czasem jednak mailowo wysyła się sam wniosek (aby zarezerwować sobie miejsce na liście podstawowej projektów podlegających ocenie), zaś jego papierową formę wraz z pozostałymi załącznikami - składa się w terminie 7 dni od momentu wysyłki maila. Ponadto, warto zachować kopię wysłanego maila na wypadek zaginięcia wiadomości w systemie, aby mieć podstawę do ewentualnego złożenia odwołania (co w praktyce zdarza się bardzo rzadko).
Część instytucji nie respektuje plików podpisanych w tradycyjnej formie (długopisem) i w przypadku wysyłki mailowej wymaga, aby pliki podpisane zostały elektronicznie. Należy wówczas zwrócić uwagę na to czy w grę wchodzi posiadany przez większość przedsiębiorców profil zaufany (e-puap), czy też zachodzi konieczność posiadania mniej powszechnego podpisu kwalifikowalnego.
SPOSÓB 3 - WYSYŁKA PRZEZ SYSTEM
Opcja ta jest nieco mniej powszechna, choć dynamicznie się popularyzująca, jako że coraz większa ilość instytucji decyduje się na wdrożenie własnego systemu elektronicznego do składania wniosków. Zdarzają się sytuacje, gdzie jest to sposób narzucony odgórnie (bez możliwości dostarczenia dokumentów w formie stacjonarnej). Zaletą tego rozwiązania jest rzecz jasna możliwość złożenia wniosku w dni wolne od pracy i szybsze zarezerwowanie sobie miejsca w kolejce projektów ocenianych.
Link do systemu udostępniany jest na stronie instytucji. Po przejściu procesu rejestracji należy wybrać instrument, w ramach którego planowane jest złożenie wniosku. W przypadku wysyłki systemowej - wniosek jest wypełniany najczęściej bezpośrednio na platformie instytucji i nie wymaga wydruku, ani podpisu. Wgrać należy za to natomiast wszystkie inne załączniki - w sposób analogiczny jak w przypadku wysyłki mailowej (pamiętając o weryfikacji czy instytucja akceptuje podpis długopisem, e-puap, czy też jedynie podpis kwalifikowalny). Informacja o potwierdzeniu skutecznego złożenia wniosku powinna zostać wysłana mailowo na adres wskazany na etapie rejestracji konta.
KROK 5 - ANALIZA WNIOSKU PO STRONIE INSTYTUCJI
Skuteczne złożenie wniosku z pewnością wiąże się z pewną dozą ulgi i łagodnym uśmiechem na twarzy. ;) Kolejnym etapem jest analiza wniosku po stronie instytucji - wydawać by się mogło, że jest to etap pozbawiony ingerencji wnioskodawcy, który w spokoju wyczekuje na wydanie ostatecznej decyzji. Nic bardziej mylnego - wezwanie do złożenia uzupełnień lub poprawek to stały element, pojawiający się w mniejszym lub większym stopniu w każdym procesie pożyczkowym.
Forma przesłania tego rodzaju wiadomości zwrotnej również jest indywidualną kwestią instytucji odpowiedzialnej za ocenę wniosku. Najbardziej powszechną jest wysyłka maila na adres wskazany do kontaktu (niekiedy poprzedzonego informacją telefoniczną). Rzadziej zdarzają się stacjonarne wysyłki pism. W przypadku gdy wniosek składany był przez system - należy na bieżąco sprawdzać również ów platformę i zakładkę "powiadomienia". Sugerujemy dokonywać rozeznania w sytuacji przynajmniej raz na 2-3 dni, jako że czas na złożenie uzupełnień, bądź wyjaśnień wynosi od 7 do 14 dni kalendarzowych, bądź roboczych.
Kiedy można zatem spodziewać się informacji o koniecznych uzupełnieniach lub poprawkach? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna - wszystko zależy od tempa działania instytucji oraz ilości złożonych wniosków w ramach danego programu. Zgodnie z Ustawą o Kredycie Hipotecznym czas oczekiwania na decyzję nie powinien przekroczyć 21 dni od momentu dostarczenia bankowi kompletu dokumentów. Zasada ta nie dotyczy jednak Finansowania Unijnego, gdzie termin nie jest odgórnie określony - uspokajamy jednak, że najczęściej pierwsze informacje pojawiają się od 1 do 4 tygodni po dostarczeniu aplikacji - jako uśredniony, najczęściej spotykany termin można wskazać czas 2 tygodni.
Wiadomości o koniecznych do złożenia uzupełnieniach/poprawkach nie należy traktować jako zjawiska negatywnego, jako iż jest to stały element każdego procesu. Wręcz przeciwnie - otrzymanie takiej wiadomości jest równoznaczne z tym, że Twój wniosek jest aktualnie procesowany. Niemniej jednak należy szczegółowo zapoznać się z zawartością pisma, odnieść do każdej pozycji i nanieść ewentualne poprawki na wniosek lub załączniki. Im bardziej precyzyjnie dokumenty zostały przygotowane na etapie "kroku nr 3", tym proporcjonalnie mniej uzupełnień powinno zostać uwzględnionych w piśmie. Wiadomość ta może również oznaczać chęć wyjaśnienia przez instytucję kilku kwestii i niekonieczne wiązać się z błędami w złożonej aplikacji, lecz potrzebą bliższego zapoznania się ze specyfiką projektu przed wydaniem finalnej decyzji.
Odpowiedzmy sobie zatem na pytanie - z czego może wynikać konieczność złożenia uzupełnień/poprawek i jakie pojawiają się najczęściej?
- BRAKI W ZŁOŻONEJ DOKUMENTACJI
Jedna z najbardziej powszechnych form uzupełnień. Instytucja każdorazowo wymienia dokumenty, które zgodnie z checklistą były wymagane, lecz nie zostały dołączone do aplikacji pożyczkowej. Brak załączenia poszczególnych pozycji może być efektem przeoczenia (braku wydruku lub załączenia skanu przygotowanego dokumentu) lub kalkulacji. W sytuacji gdy jako wnioskodawca masz świadomość, że świeżo uruchomiony nabór cechuje się wysokim zainteresowaniem konsumenckim i niską dostępną pulą środków, a do pozyskania masz dokument, którego wygenerowanie zajmie kilka dni roboczych - oczekiwanie może okazać się zgubne, ponieważ istnieje ryzyko zamknięcia naboru w międzyczasie, a tym samym wykluczenia możliwości przyznania pożyczki. Intencjonalne pominięcie załącznika jest działaniem zapobiegawczym, które umożliwia zyskanie cennego czasu i dosłanie dokumentu w trakcie procesowania wniosku, przy jednoczesnym zapewnieniu sobie miejsca na podstawowej liście ocenianych projektów. Zalecamy jednak stosować takie rozwiązania z umiarem i wyłącznie w zakresie czasochłonnych do pozyskania dokumentów, a także jedynie w sytuacji gdy instytucja umożliwia przyjęcie wniosku przy niekompletnej dokumentacji. Liczne braki mogą bowiem negatywnie wpłynąć na cały proces, a nawet skutkować całkowitym odrzuceniem wniosku.
- KONIECZNOŚĆ NANIESIENIA POPRAWEK
Sytuacja występująca z równie wysokim natężeniem, co w przypadku braków w dokumentacji. Przygotowane dokumenty na wzorach instytucji mogą wymagać korekty w węższym lub szerszym zakresie. Instytucje dopuszczają możliwość naniesienia zmian, wskazując jednocześnie obszary wymagające naniesienia takowych oraz szczegółowy zakres konkretnych działań do podjęcia, przy czym ewentualne wątpliwości warto konsultować bezpośrednio ze wskazanym do kontaktu pracownikiem instytucji, odpowiedzialnym za ocenę formalną i/lub merytoryczną. Zakres możliwych poprawek jest praktycznie nieograniczony ze względu na różniące się wzory dokumentów, jednak wśród najczęściej się pojawiających wyróżnić można:
- Poprawki na prognozie finansowej (np. niewiarygodnie oszacowanie pułapy sprzedaży, błędne wyliczenia opłat publicznoprawnych, nieprawidłowe przyjęte stawki amortyzacji, niewyczerpujące opisy założeń do prognozy)
- Błędne odznaczenia danych wnioskodawcy na wniosku (np. nieprawidłowe określenie statusu VAT)
- Sprzeczności pomiędzy formularzami a dokumentami źródłowymi (np. nieuwzględnienie na wniosku zobowiązań firmowych, które widoczne są z kolei w raporcie BIK)
- Brak podpisu lub daty w wyznaczonym miejscu (najczęściej dotyczy to formularza de minimis, ze względu na strukturę dokumentu i stosunkowo łatwe do przeoczenia pole)
- Korektę budżetu operacji (np. zbyt ogólny opis wydatków, błędne oszacowanie kwot, nieprawidłowe wskazanie jednostek miary)
- Wadliwa wartość przyznanej pomocy de minimis (niewykazanie uzyskanej pomocy publicznej w przeciągu ostatnich 3 lat na oświadczeniu)
- WYJAŚNIENIA DO WNIOSKU LUB ZAŁĄCZNIKÓW
Niekiedy etap oceny wniosku nie wiąże się z wymogiem skorygowania lub doręczenia poszczególnych zapisów, lecz wyjaśnienia określonych zapisów, bez konieczności dalszej ingerencji. Wyjaśnienia te dotyczą najczęściej aspektów finansowych - instytucja może odnieść się do poszczególnych pozycji zawartych na dokumentach finansowych i zwrócić się z zapytaniem o okoliczności zaistnienia nagłych strat, spadku lub wzrostu przychodów. Analogicznie zapytania dotyczyć mogą aspektów związanych z zabezpieczeniem (np. specyficzne zapisy w księdze wieczystej, bądź wątpliwości w zakresie ustalenia dochodu poręczycieli), jak i zapisów zawartych na wniosku. Istotnym etapem procesu pożyczkowego jest zatem sporządzanie bieżących notatek, aby w przypadku konieczności wyjaśnienia danej kwestii - być w stanie racjonalnie przedstawić instytucji opracowane założenia. Forma złożenia wyjaśnień może różnić się w zależności od specyfiki danego procesu - najczęściej opracowywane są one w formie pisemnych oświadczeń, pisma przewodniego, bądź bezpośrednio w odpowiedzi na otrzymaną wiadomość mailową.
- ZAŁĄCZENIE NIEWYMAGANYCH WCZEŚNIEJ DOKUMENTÓW
Zdarza się, że wspomniana wielokrotnie checklista wymaganych dokumentów zawiera podział na załączniki wymagane na etapie składania wniosku oraz na załączniki wymagane na etapie oceny (niekiedy również na załączniki wymagane na etapie podpisywania umowy). Otrzymanie informacji zwrotnej o konieczności przedłożenia nowego zakresu dokumentów jest wówczas naturalną koleją rzeczy. Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy część istotnych informacji zawarta była na etapie składania wniosku w formie oświadczenia (chociażby o niezaleganiu w ZUS/US) - wówczas instytucja może poprosić o stosowne zaświadczenia na etapie oceny. Dokumentami często "niewymaganymi w pierwsze tempo", lecz niezbędnymi na dalszym etapie są ponadto: decyzje/pozwolenia budowlane, oferty handlowe na planowane do poniesienia wydatki, czy też harmonogramy spłat i ewentualne potwierdzenia przelewów rat dot. pozostałych posiadanych kredytów/pożyczek/leasingów.
- WYGAŚNIĘCIE TERMINU WAŻNOŚCI ZAŚWIADCZEŃ
Zaświadczenia wydane przez zewnętrzne instytucje (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Banki, Ministerstwo Finansów, Urząd Miasta, Urząd Pracy, inne) posiadają termin ważności. Instytucje odpowiedzialne za ocenę wniosku akceptują najczęściej zaświadczenia wydane do miesiąca wstecz (rzadziej 3 miesiące wstecz). Oznacza to, że jeśli pozyskałeś określone zaświadczenie 1 sierpnia, wniosek złożyłeś 20 sierpnia, a informację o uzupełnieniach: 10 września - istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że jako wnioskodawca zostaniesz poproszony o przedłożenie nowego. Prośba o aktualizację dokumentu może pojawić się również w kontekście oświadczenia majątkowego, pozostałych oświadczeń i klauzul, a także dokumentów dotyczących zabezpieczenia - np. jeśli na etapie składania wniosku do wyceny nieruchomości posłużyłeś się operatem szacunkowym, który sporządzony został kilka lat wstecz.
- UCIĘTE KRAWĘDZIE LUB NIECZYTELNE SKANY
Dokumentacja pożyczkowa posiada szereg logotypów i pozostałych oznaczeń, które powinny trafić do instytucji w stanie nienaruszonym. Z tego powodu nieprawidłowe wykonanie wydruków lub skanów załączników może skutkować koniecznością doręczenia nowych wersji. Warto w tym miejscu zaznaczyć również, że pola na wniosku nie powinny co do zasady pozostawać puste - zamiast tego warto nanieść dopisek "NIE DOTYCZY", aby uniknąć konieczności sporządzania korekt w niniejszym zakresie. Co więcej, wszystkie strony powinny być podpisane w wyznaczonych miejscach i w określony w instrukcji sposób. Na pozostałych stronach warto zawsze nanieść parafkę.
Złożenie uzupełnień nie gwarantuje uzyskania pozytywnej decyzji pożyczkowej, jednak w przeważającej większości przypadków - jeśli instytucja wnosi zastrzeżenia co do zabezpieczenia, zdolności do spłaty, bądź pozostałych aspektów - zakomunikowane zostanie to już na wstępnym etapie oceny, dzięki czemu z wysokim prawdopodobieństwem unikniesz dodatkowego nakładu pracy w przypadku braku możliwości przyznania finansowania. Nie jest to jednak reguła dotycząca wszystkich procesów.
KROK 6 - WYDANIE DECYZJI I PODPISANIE UMOWY
Jest to z pewnością najmniej inwazyjny etap całego procesu - oczywiście pod warunkiem, że decyzja wydana przez instytucję będzie pozytywna. W dalszym ciągu wiąże się on jednak z koniecznością dochowania pewnych formalności i zachowania kolejności następujących po sobie działań.
Trzymając się optymistycznego wariantu - pozytywną decyzję pożyczkową otrzymasz od kilkunastu dni do 3-4 tygodni po złożeniu kompletu uzupełnień. Decyzja przekazywana jest drogą telefoniczną lub mailową.
Kolejnym etapem jest podpisanie umowy z instytucją. Następuje to w formie stacjonarnej - na terenie siedziby instytucji. Możesz zostać równolegle poproszony o doręczenie kompletu dokumentów, które wcześniej składałeś drogą elektroniczną. Ustalenia w zakresie daty podpisania umowy są elastyczne - warto umówić się na konkretny dzień i godzinę z wyprzedzeniem. Poza ewentualną papierową wersją dokumentacji i dowodem osobistym nie musisz pamiętać o dodatkowych formalnościach. Draft umowy wysyłany jest przez instytucję z wyprzedzeniem, tak abyś przed spotkaniem mógł spokojnie zapoznać się z jej zapisami. Otrzymasz również wszelkie dodatkowe załączniki do umowy - włącznie z harmonogramem spłaty. Pamiętaj, że w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej i posiadania ustanowionej małżeńskiej wspólności majątkowej - na etapie podpisywania umowy obecny powinien być również małżonek.
Po podpisaniu umowy piłka leży po Twojej stronie. Zgodnie z jej zapisami jesteś bowiem zobligowany do wniesienia zabezpieczenia (zgodnego z wcześniej określonym we wniosku i zaakceptowanym przez instytucję). W przypadku zaangażowania nieruchomości niezbędna będzie w tym celu wizyta u notariusza oraz przygotowanie aktu notarialnego, którego koszty pokryć musisz osobiście. W przypadku blokady środków na koncie - formalności na tym etapie załatwiasz bezpośrednio z bankiem, natomiast jeśli poszedłeś tropem zastawu rejestrowego - właściwym podmiotem będzie sąd rejonowy. Wyjątek od reguły stanowi sytuacja, gdy jedyną formą zabezpieczenia (poza wymaganym każdorazowo wekslem in blanco wnioskodawcy) jest poręczenie osób trzecich. Wówczas istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że wszelkie formalności zostaną dopełnione na etapie podpisywania umowy - wówczas do instytucji powinieneś udać się wraz z poręczycielami, którzy na jednym spotkaniu spiszą z instytucją umowę poręczenia, a sam proces wniesienia zabezpieczenia odbywa się bezkosztowo.
Gdy tylko uda się dochować wszelkich formalności związanych z zabezpieczeniem - należy poinformować o przeprowadzonych działaniach instytucję. Ta po dokonaniu weryfikacji dokona zatwierdzenia i w przeciągu kilku dni kalendarzowych przeleje na wskazany we wniosku rachunek środki z pożyczki, którymi możesz od tego momentu swobodne dysponować (oczywiście wyłącznie na cele wskazane bezpośrednio w umowie).
KROK 7 - REALIZACJA PROJEKTU
Gratulacje! Jeśli udało Ci się skutecznie przejść przez 6 wspomnianych kroków (co poza wymiernym nakładem pracy najpewniej kosztowało Cię minimum 1,5 do 2 miesięcy czasu) - wreszcie możesz przystąpić do oczekiwanego etapu realizacji przedsięwzięcia. Warto wspomnieć, że zdarzają się w tym zakresie wyjątki, jako iż część instrumentów umożliwia realizację inwestycji po złożeniu wniosków, lecz przed wydaniem decyzji i podpisaniem umowy. Są to jednak przypadki, które należy analizować indywidualnie.
Zakładając najczęściej stosowany wariant wdrożenia przedsięwzięcia po przyznaniu środków - w pierwszej kolejności zwróć uwagę na termin poniesienia wydatków, który co do zasady wynosi od 90 do 180 dni. Przekroczenie wskazanej daty może wiązać się z poważnymi konsekwencjami - w tym z rozwiązaniem umowy. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest jej wydłużenie, po uprzedniej akceptacji ze strony instytucji.
Ponosząc wydatki pamiętaj o kilku uniwersalnych poradach, które znajdą zastosowanie w każdym procesie:
- Kieruj się zakresem określonym we wniosku i celem wskazanym w umowie - pożyczki unijne posiadają charakter celowy. Poniesienie wydatków niezgodnych z ich pierwotnym przeznaczeniem jest niedopuszczalne. W szczególnych przypadkach możliwe jest zawarcie aneksu - np. jeśli uzasadnisz konieczność zakupu innego rodzaju maszyny, niż wskazanej w aplikacji pożyczkowej. Tego rodzaju zmiany każdorazowo konsultuj jednak z instytucją - nigdy nie stawiaj Funduszu przed faktem dokonanym.
- Rozlicz się z całości uzyskanej kwoty - o ile poniesienie wydatków o nieco wyższym pułapie, niż te które wskazane były na wniosku (czyli zapewnienie dodatkowego wkładu własnego) najczęściej nie stanowi problemu, tak zaniżenie wysokości poszczególnych zamówień może skutkować korektą finansową. Poza koniecznością zwrotu części środków (a w niektórych przypadkach całości udzielonej pożyczki) - zapłacisz dodatkowo wysokie odsetki.
- Zwróć uwagę na sprzęt używany - zakup fabrycznie nowych środków trwałych nie budzi wątpliwości instytucji. W przypadku, gdy pożyczka zostaje przeznaczona na urządzenia, maszyny, elementy wyposażenia o charakterze używanym - zaistnieć może konieczność złożenia oświadczenia dot. braku wcześniejszego finansowania ów sprzętu ze środków unijnych. Na etapie składania zamówienia ustal tą kwestię bezpośrednio z dostawcą, aby uniknąć potencjalnych dalszych nieprawidłowości.
- Zbieraj dokumenty źródłowe - każdorazowo kompletuj pliki związane bezpośrednio z zakupem - ze szczególnym uwzględnieniem faktur, ewentualnych protokołów odbioru, czy pozostałych dokumentów źródłowych - zwłaszcza tych o charakterze księgowym. Będzie to szczególnie istotne z punktu widzenia późniejszego rozliczenia (patrz: krok 8). W przypadku gdy dokonujesz płatności gotówką - zadbaj o to, aby stosowna adnotacja znalazła się na fakturze - najlepiej potwierdzona pieczęcią sprzedawcy.
- Ostrożnie podejdź do aspektu migracji kwot danych wydatków - załóżmy scenariusz, w którym Twoja operacja zakładała zakup oprogramowania o wartości 50 000,00 PLN i maszyny produkcyjnej o wartości 100 000,00 PLN, jednak na etapie składania zamówień okazało się, że ostateczne kwoty zakupu wyniosą 55 000,00 PLN w przypadku oprogramowania i 95 000,00 PLN w przypadku maszyny produkcyjnej. Czy taka sytuacja jest dopuszczalna? Najczęściej tak. Instytucje dopuszczają drobną relokację środków w ramach poszczególnych grup wydatków (najczęściej o 5-10%), jednak nie jest to zerojedynkową regułą określoną w odgórnych rozporządzeniach, przez co sytuacje tego rodzaju należy rozpatrywać indywidualnie - najlepiej po uprzednim kontakcie z działem rozliczeń. Zdarzyć może się również sytuacja, gdzie przeniesienie wydatków będzie ograniczone regulaminowo - np. Twój projekt obejmował nabycie koparki (wydatek inwestycyjny: 80 000,00 PLN) i paliwa (wydatek obrotowy: 20 000,00 PLN). Zgodnie z regulaminem maksymalny udział kapitału obrotowego mógł wynieść 20%. Na etapie opracowywania aplikacji założenia te zostały zatem utrzymane, jednak ostatecznie w wyniku uzyskania rabatu na zakup koparki - przeznaczyłeś większą ilość środków na zakup paliwa. W takim układzie powstaje konflikt, a nadwyżka ponad wspomniane 20% limitu wydatków obrotowych nie będzie mogła zostać uwzględniona w rozliczeniu pożyczki.
- Analizuj zapisy umowy - choć procesy pożyczkowe są często powtarzalne to dane instrumenty oraz wymogi instytucji mogą się różnić, co znajduje odzwierciedlenie w zawieranych umowach. Sugerujemy zatem dokładną analizę wszystkich zapisów jeszcze przed implementacją etapu ponoszenia wydatków.
KROK 8 - ROZLICZENIE POŻYCZKI
Po dokonaniu wszystkich wydatków nie pozostaje nic innego jak dokonanie rozliczenia, stanowiącego jednocześnie ostatni etap procesu. Rozliczenie dokonywane jest na bazie przedłożonego przez pożyczkobiorcę zestawienia, wraz z niezbędnymi załącznikami. Powinno zostać ono przedłożone przed upływem terminu wskazanego na umowie - najczęściej jest to data tożsama z maksymalnym okresem poniesienia wydatków.
Co musisz przygotować, aby dokonać skutecznego rozliczenia?
- Wszystkie dokumenty księgowe dot. sfinalizowanych w ramach pożyczki transakcji (najczęściej faktury VAT, dodatkowo mogą być to: rachunki, paragony fiskalne, umowy kupna-sprzedaży)
- Potwierdzenia płatności dot. poniesionych wydatków (wygenerowane z bankowości elektronicznej, zawierające informacje na temat daty, numerów kont, wysokości płatności - dotyczy sytuacji, gdy płatności dokonywane były przelewem/kartą/blikiem)
- Ewidencja środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, wraz z tabelą amortyzacji (w przypadku gdy nabywane w ramach pożyczki dobra wprowadzane były do ów ewidencji)
- Dokumentacja zdjęciowa i/lub specyfikacja techniczna nabytych maszyn/urządzeń (nie zawsze wymagane - najczęściej w przypadku specyficznych rodzajów instrumentów i wysokowartościowych inwestycji)
- Ewentualne inne dokumenty (wskazane bezpośrednio przez instytucję - jeśli są wymagane)
W kontekście faktur (lub innych dokumentów źródłowych) warto zwrócić uwagę na indywidualne wymogi instytucji względem ich oznaczenia. Zazwyczaj na ich odwrocie należy zamieścić określone adnotacje, szczegółowo określające źródło pochodzenia środków unijnych. W przypadku składania do instytucji kserokopii - muszą one zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Poza wymienionymi wyżej dokumentami do składanej aplikacji (najczęściej w formie stacjonarnej - bezpośrednio do placówki lub za pośrednictwem poczty) należy dołączyć podpisane przez osobę reprezentującą firmę zestawienie z realizacji pożyczki. Jest to dokument wypełniony na udostępnionym przez instytucję wzorze, który zawiera podsumowanie nabytych maszyn/urządzeń/robót budowlanych/usług/wydatków obrotowych - wraz z datami, odniesieniami do dokumentów źródłowych oraz kwotami.
Zgodność zakresu poniesionych wydatków poddawana jest przez instytucję analizie. Jeśli będzie on zbieżny z celami zawartymi na umowie - otrzymasz decyzję o zatwierdzeniu zestawienia, co będzie równoznaczne ze skutecznym rozliczeniem. Nie pozostaje Tobie wówczas nic jak dalszy rozwój działalności i comiesięczne, terminowe spłacanie rat kapitałowo-odsetkowych, aby w przypadku zaistnienia nowych potrzeb biznesowych w przyszłości - bez przeszkód powrócić do etapu 1 z większym bagażem doświadczeń.
Jeżeli pożyczka unijna, którą uzyskałeś posiada opcję częściowego umorzenia kapitału - prawdopodobnie wystąpi jeszcze konieczność złożenia wniosku o przyznanie umorzenia. Dotyczy to jednak póki co niewielkiego odsetka instrumentów, a informacje na temat warunków, terminu i sposobu złożenia takowego wniosku - każdorazowo przekazywane są przez instytucję.
PODSUMOWANIE
Mamy głęboką nadzieję, że wpis rozjaśnił Ci proces pozyskiwania pożyczek unijnych, a przedstawione porady oraz ścieżki działania okażą się praktyczne i pomocne. Jak widać, choć ścieżka ta może wydawać się skomplikowana, jest w pełni dostępna dla każdego, kto podejdzie do niej z odpowiednią determinacją i przygotowaniem. Kluczem do sukcesu jest metodyczne działanie i dogłębne zrozumienie każdego etapu – od dokładnego zdefiniowania Twoich potrzeb i znalezienia idealnego programu, przez precyzyjne przygotowanie wniosku, aż po sprawne rozliczenie projektu. Fundusze z Unii Europejskiej mogą być motorem napędowym sukcesu Twojego biznesu.
Jeśli jednak po przeczytaniu tego przewodnika nadal nie czujesz się na siłach, by działać samodzielnie, wolisz powierzyć zakres działań osobie na co dzień poruszającej się w obrębie Funduszy Unijnych, bądź po prostu zależy Ci na oszczędności czasu - pamiętaj, że zawsze możesz skorzystać ze wsparcia eksperta.
EKSPERT DS. POŻYCZEK UNIJNYCH
